Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Store Keeper
Store Keeper adalah seorang yang bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi persediaan barang dalam sebuah toko atau perusahaan. Tugas dan Tanggung Jawab seorang Store Keeper sangat penting dan harus dilakukan dengan hati-hati karena kesalahan dalam mengelola persediaan bisa berakibat fatal bagi perusahaan atau toko. Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab seorang Store Keeper:
1. Menjaga Stok Barang
Ketika datang masuknya barang ke gudang atau toko, seorang Store Keeper harus memastikan semua barang diterima dengan baik dan dicek kualitasnya. Setelah itu, ia harus mengorganisir barang tersebut dan menyimpannya dengan tepat. Store Keeper juga harus memperhatikan kapan seharusnya memesan barang baru agar persediaan tidak habis.
Selain itu, Store Keeper harus membuat laporan yang rapi dan teratur mengenai stok barang dan mengelola sistem komputerisasi untuk memperlihatkan angka persediaan aktual dan perbedaannya dengan angka yang seharusnya ada.
Store Keeper juga bertanggung jawab atas pengelolaan pengiriman barang ke konsumen. Ia harus memperhatikan tanggal kadaluarsa pada produk, melacak barang yang diantar dan memantau berapa banyak barang yang harus dikirim ke mana dan kapan.
2. Mengelola Pembelian Barang
Store Keeper juga harus mengelola pembelian barang untuk toko atau perusahaan. Ia harus mengevaluasi harga, kualitas dan kuantitas dari semua barang yang akan dibeli. Store Keeper harus mempertimbangkan kesesuaian barang dengan permintaan dan kebutuhan pelanggan. Ia harus memastikan bahwa barang yang dipesan dijual dengan keuntungan yang wajar, mengurus semua faktur dan tagihan, dan membuat pesanan agar persediaan tidak habis.
3. Pemeliharaan Gudang atau Toko
Store Keeper harus memastikan bahwa gudang atau toko terlihat rapi, bersih dan aman. Mereka harus memeriksa persediaan dan mencatat setiap barang yang rusak, baik itu karena penyimpanan yang tidak tepat atau karena kesalahan saat pengiriman. Store Keeper harus memastikan bahwa ruangan dijaga dengan benar dan bahwa barang-barang disimpan dalam kondisi yang baik untuk mencegah kerusakan dan pencurian.
4. Menjaga Hubungan Baik dengan Pemasok dan Konsumen
Store Keeper harus memelihara hubungan yang baik dengan pemasok dan konsumen. Ia harus memastikan bahwa persediaan selalu tersedia dan bahwa pemasok memenuhi pesanan dan spesifikasi yang telah ditetapkan. Store Keeper juga harus memperhatikan keluhan pelanggan dan menangani masalah dengan cepat dan efektif.
5. Memonitor Pengeluaran dan Pendapatan Keuangan
Store Keeper harus memantau pengeluaran dan pendapatan keuangan toko atau perusahaan. Mereka harus membuat laporan keuangan dan anggaran yang teratur dan memastikan bahwa perusahaan beroperasi secara efisien dan menguntungkan. Store Keeper juga harus memantau harga pasaran dan mengikuti tren dalam industri yang relevan.
Demikianlah tugas dan tanggung jawab seorang Store Keeper. Tugas ini sangat penting dan tidak boleh dianggap remeh, karena membutuhkan kesabaran, ketelitian, dan kemampuan organisasi yang baik untuk mengelola persediaan dan keuangan. Tanpa Store Keeper yang baik, toko atau perusahaan tidak akan mampu beroperasi dengan efisien dan sukses.
Keterampilan Yang Dibutuhkan Seorang Store Keeper
Menjadi seorang store keeper bukanlah pekerjaan yang mudah. Store keeper dituntut untuk memiliki keterampilan dasar dalam manajemen toko, seperti mengatur stok, penghitungan keuntungan dan kerugian, dan melayani konsumen dengan baik. Berikut adalah keterampilan yang dibutuhkan seorang store keeper:
1. Keterampilan Manajemen
Ketika menjadi seorang store keeper, kamu akan bertugas untuk mengelola stok barang, mengatur jadwal kerja karyawan, membuat laporan keuangan, dan mengontrol kualitas barang yang dijual. Semua tugas tersebut membutuhkan keterampilan manajemen yang baik agar tujuan toko tercapai dengan efisien dan efektif.
Kemampuan mengorganisir toko dengan rapi, mengatur waktu dengan baik, dan memprioritaskan tugas yang harus dijalankan adalah beberapa keterampilan manajemen yang harus dimiliki seorang store keeper. Dengan keterampilan ini, store keeper dapat mengelola toko dengan baik dan sukses.
2. Keterampilan Komunikasi
Sebagai store keeper, kamu akan berhubungan langsung dengan pelanggan toko. Keterampilan komunikasi yang baik dapat membantu kamu dalam menjual produk dan menawarkan promo yang sedang berlangsung. Selain itu, keterampilan komunikasi juga dibutuhkan ketika berkomunikasi dengan supplier dan karyawan.
Dalam berkomunikasi dengan pelanggan, store keeper harus bisa memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan. Berbicara dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan sopan juga merupakan hal yang penting. Ketika berkomunikasi dengan supplier, keterampilan persuasi harus dimiliki store keeper agar perusahaan bisa mendapatkan harga terbaik. Sedangkan untuk karyawan, keterampilan komunikasi akan memudahkan store keeper dalam memberikan instruksi dan memberi umpan balik agar karyawan bisa tumbuh dan berkembang dengan baik.
3. Keterampilan Analisis
Store keeper harus bisa melakukan analisis keuntungan dan kerugian dalam bisnis tersebut. Store keeper juga harus bisa memahami trend produk mana yang sedang diminati oleh para pelanggan. Hal ini penting karena store keeper harus memastikan stok produk yang dijual bisa dijual kembali dan segera habis terjual.
Dalam melakukan analisis, store keeper harus bisa memahami berbagai macam data keuangan, seperti laporan penjualan bulanan, keuntungan, dan pengeluaran. Semua data tersebut banyak digunakan untuk mengambil keputusan penting, seperti memutuskan untuk membeli produk dalam jumlah besar, mengembangkan bisnis, dan mengevaluasi performa toko.
4. Keterampilan Teknologi
Keterampilan teknologi juga sangat penting dalam pekerjaan sebagai store keeper. Store keeper harus bisa mencatat semua data menggunakan software toko yang tersedia. Dengan menggunakan software, store keeper bisa dengan mudah mencatat stok barang, menjual produk, dan mengatur laporan keuangan.
Store keeper juga harus bisa menggunakan peralatan penjualan seperti barcode scanner, mesin kasir, dan printer struk. Dalam beberapa kondisi, store keeper juga harus bisa mengoperasikan alat pengangkut barang seperti forklift dan pallet.
Itulah beberapa keterampilan yang harus dimiliki seorang store keeper. Keterampilan tersebut sangat penting untuk membuat toko bisa dijalankan dengan baik dan meningkatkan performa toko menjadi lebih baik.
Proses Pengelolaan Barang di Gudang Hotel
Gudang adalah bagian penting dari sebuah hotel. Di gudang, barang-barang yang digunakan di hotel seperti makanan, minuman, pakaian, handuk, peralatan olahraga, sabun, dan berbagai barang lainnya disimpan. Oleh karena itu, pengelolaan barang di gudang hotel harus dilakukan dengan baik agar barang-barang tersebut dapat tersimpan dengan aman, mudah dicari, dan selalu cukup tersedia.
Penerimaan Barang di Gudang Hotel
Penerimaan barang di gudang hotel adalah proses penerimaan dan pengecekan semua barang yang masuk ke gudang. Proses ini dilakukan oleh store keeper (penjaga gudang) sebagai penanggung jawab penerimaan barang.
Pada saat barang tiba di gudang, store keeper akan melakukan pengecekan terhadap jumlah barang, kualitas barang, tanggal kedaluwarsa, dan kesesuaian dengan pesanan. Jika ada barang yang tidak memenuhi kriteria tersebut, store keeper akan menolak penerimaan barang tersebut.
Setelah semua barang diterima dan dinyatakan layak oleh store keeper, maka barang-barang tersebut akan disimpan di tempat yang tepat dalam gudang. Setiap barang yang diterima akan dicatat secara terperinci dalam sistem inventarisasi hotel.
Pengawasan Barang di Gudang Hotel
Pengawasan barang di gudang hotel adalah proses yang melibatkan store keeper dalam melakukan pemantauan dan pemeliharaan barang di gudang. Tujuannya adalah untuk menjaga agar semua barang yang disimpan tetap dalam kondisi yang baik dan siap digunakan kapan saja.
Selain itu, pengawasan barang ini juga dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah semua barang dalam gudang selalu cukup dan sesuai dengan kebutuhan. Jika ada barang yang mulai menipis, store keeper akan segera mengambil tindakan untuk melakukan pemesanan ulang agar persediaan barang selalu cukup.
Store keeper juga bertugas dalam melakukan pemeriksaan kondisi barang secara berkala untuk memastikan tidak ada barang yang rusak atau kadaluwarsa. Jika ada barang yang rusak atau kadaluwarsa, maka store keeper akan segera membahasnya dengan manajemen hotel untuk dilakukan tindakan yang diperlukan agar tidak terjadi penurunan kualitas pelayanan di hotel.
Pengiriman Barang dari Gudang Hotel
Pengiriman barang dari gudang hotel adalah proses pengambilan dan pengiriman barang dari gudang menuju ke departemen atau tempat yang membutuhkan barang tersebut. Proses ini dilakukan oleh store keeper berdasarkan permintaan yang masuk dari departemen atau pengatur jadwal yang telah diatur sebelumnya.
Sebelum pengiriman, store keeper akan melakukan pengecekan ulang terhadap jumlah barang yang akan dikirim, kondisi barang, dan peralatan pengiriman. Jika semua barang dan fasilitas pengiriman telah siap, maka store keeper akan menyiapkan barang dan mengirimkannya.
Selain itu, store keeper juga bertugas untuk mencatat semua barang yang telah dikeluarkan dari gudang dalam sistem inventarisasi hotel. Hal ini bertujuan untuk memperbaharui stok yang tersedia di gudang dan memastikan bahwa pengiriman barang telah sesuai dengan jumlah yang diminta.
Dalam penjaminan ketersediaan stok dan kebutuhan pengiriman barang secara tepat, store keeper sebagai pemegang kunci gudang hotel memegang peranan penting bagi kelancaran kerja di hotel. Oleh karena itu, peran setiap store keeper harus benar-benar terlatih dan berpengalaman agar dapat menjalankan fungsinya sebagai bagian penting dari manajemen hotel.
Pentingnya Inventory Management dalam Perhotelan
Jika Anda berada di bidang perhotelan, maka Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan Store Keeper atau penjaga toko. Store Keeper bertugas untuk mengelola persediaan dan menyimpan semua barang-barang yang dibutuhkan dalam kegiatan bisnis. Peranan Store Keeper di dalam hotel sangatlah penting karena ia adalah salah satu pihak yang bertanggung jawab atas manajemen persediaan dan peralatan yang ada di dalam hotel.
1. Meningkatkan keuntungan hotel
Dalam dunia bisnis, keuntungan adalah salah satu tujuan yang utama. Oleh karena itu, manajemen persediaan yang baik akan memberikan kontribusi besar dalam meningkatkan keuntungan hotel. Jika persediaan diatur dengan baik, maka hotel dapat menghindari pengeluaran yang tidak perlu seperti pembelian barang yang sama berulang-ulang kali atau pembelian barang yang tidak terpakai. Dengan kata lain, sebuah kebijakan manajemen yang baik akan meminimalisir pengeluaran yang tidak perlu dan juga dapat membantu mengoptimalkan keuntungan hotel.
2. Mempermudah tugas dan aktivitas operasional hotel
Manajemen persediaan yang baik juga akan mempermudah tugas dan aktivitas operasional hotel. Dengan mengetahui dengan pasti barang apa saja yang ada di dalam gudang atau toko yang ada di hotel, maka akan mempermudah tugas dari tim operasional seperti housekeeping, maintenance, dan bagian Front Office Hotel. Dengan penataan yang rapi dan teratur, maka waktu yang dibutuhkan untuk mencari barang yang dibutuhkan akan lebih singkat dan proses distribusi barang pun dapat dilakukan dengan jauh lebih efisien.
3. Meningkatkan Kualitas Pelayanan dan Pengalaman Tamu
Manajemen persediaan yang baik juga berhubungan erat dengan kepuasan tamu. Kepuasan tamu dalam prioritaskan dalam bisnis hospitality karena program kepuasan tamu dapat mempengaruhi ulasan tamu dan membantu hotel mencapai kesuksesan.
Jangan lupa bahwa tamu yang menginap di hotel adalah tamu yang ingin merasa nyaman dan puas dengan layanan yang ditawarkan oleh hotel. Dengan manajemen persediaan yang baik dan peralatan yang tersedia dengan baik, hotel dapat memenuhi permintaan tamu dengan cepat dan efisien untuk meningkatkan pengalaman tamu. Seorang tamu yang puas dengan layanan hotel akan kembali ke hotel utnuk menginap pada kesempatan berikutnya.
4. Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Persediaan
Manajemen persediaan yang baik tidak hanya meningkatkan kualitas bisnis, tetapi juga dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan persediaan hotel. Seorang Store Keeper akan melihat persediaan hotel dari waktu ke waktu dan mengelola barang-barang yang ada di dalamnya. Dalam hal ini, Store Keeper akan mengklasifikasikan peralatan dan barang yang diperlukan dan melakukan pemantauan stok.
Dalam hal ini, keberadaan software atau aplikasi manajemen persediaan yang canggih dapat membantu Store Keeper dalam pengelolaan persediaan. Dengan perangkat lunak yang terbaru, Store Keeper akan lebih mudah dan cepat dalam melakukan pemantauan stok barang dan dapat membuat laporan yang lebih akurat dan up-to-date.
Jadi, tidak bisa dipungkiri lagi bahwa manajemen persediaan yang baik sangatlah penting dalam bisnis hospitality apapun bentuknya. Sebagai sebuah hotel, Anda dapat mempertimbangkan untuk melakukan investasi pada software atau aplikasi manajemen persediaan untuk meningkatkan efisiensi manajemen persediaan.
Perlunya Kerja Sama Antara Store Keeper dengan Bagian Lain di Hotel
Sebagai bagian penting dalam manajemen hotel, pekerjaan store keeper adalah mengolah persediaan barang-barang yang dibutuhkan oleh hotel untuk menjaga kualitas layanan yang diberikan kepada tamu. Namun, tugas store keeper juga tidak bisa dilakukan sendiri tanpa kerja sama dengan bagian-bagian terkait lainnya di hotel.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa kerja sama antara store keeper dengan bagian lain di hotel sangatlah penting:
1. Kerjasama dengan Bagian Purchasing
Bagian purchasing berfungsi menyediakan barang-barang yang akan dipasok ke hotel. Keberhasilan tugas store keeper sangat dipengaruhi oleh ketersediaan barang yang dibutuhkan. Tanpa kerja sama yang baik dengan bagian purchasing akan menimbulkan permasalahan dalam hal persediaan barang yang dibutuhkan. Oleh sebab itu, store keeper harus bekerja sama dengan purchasing dalam melakukan kalkulasi kebutuhan barang dan informasi terkait realisasi pemesanan.
2. Kerjasama dengan Bagian Receiving
Bagian receiving berfungsi sebagai pemberi tahu store keeper mengenai barang yang telah tiba di hotel. Store keeper perlu bekerja sama dengan bagian receiving untuk memastikan bahwa semua barang pesanan telah tiba sesuai dengan rincian pesanan. Kerja sama antara kedua bagian ini juga akan membantu mengidentifikasi pengiriman barang yang kurang lengkap dan kerusakan barang yang dapat mengurangi kualitas layanan hotel.
3. Kerjasama dengan Bagian Engineering
Bagian engineering merupakan bagian di hotel yang bertanggung jawab atas perawatan dan pemeliharaan semua peralatan di dalam hotel. Sebagai store keeper, kerja sama dengan bagian engineering sangat penting terutama pada saat menerima barang-barang seperti peralatan teknologi yang melekat pada hunian seperti AC, kulkas, dan lain sebagainya. Kerja sama yang baik membantu mempercepat penyelesaian kerusakan peralatan yang ada di hotel dan memastikan bahwa persediaan stock barang tersedia.
4. Kerjasama dengan Bagian Cuisine
Bagian cuisine merupakan salah satu bagian penting di hotel terutama pada jasa layanan makanan. Kerjasama store keeper dengan bagian cuisine tidak hanya pada saat memberikan dan menerima persediaan bahan makanan atau minuman, tetapi juga ketika melakukan persedian dan obat-obatan. Kerjasama yang baik membantu menghemat waktu dan mengurangi kesalahan adapun penegecekan terhadap tanggal kadaluarsa produk makanan dan obat-obatan.
5. Kerjasama Dengan Bagian Resepsionis
Bagian resepsionis memiliki peranan yang sangat vital dalam hotel karena berada di garis depan untuk menyambut tamu. Sebagai store keeper, bekerja sama dengan bagian resepsionis adalah hal yang penting untuk menyediakan barang yang dibutuhkan tamu seperti shampo, sabun, dan perlengkapan mandi lainnya. Selain itu, kerja sama ini juga memungkinkan bagian resepsionis untuk meminta persediaan khusus untuk tamu yang membutuhkan seperti alat medis dan alat bantu.
Dalam kesimpulan, store keeper merupakan bagian yang penting dalam manajemen hotel. Namun, untuk menjalankan tugasnya dengan baik, store keeper harus bekerja sama dengan bagian terkait lainnya di hotel. Dengan kerja sama yang baik, hotel dapat memberikan layanan yang lebih baik bagi para tamu.