Pengertian Night Audit di Hotel
Night Audit di hotel adalah proses akuntansi keuangan yang dilakukan setiap malam untuk menyelesaikan transaksi keuangan yang terjadi selama hari kerja di hotel. Pengertian lain dari night audit adalah proses penyelesaian akhir antara laporan makanan dan minuman yang telah dibayar oleh tamu dan laporan kamar yang sudah dihitung beserta biaya-biaya tambahan yang berhubungan dengan tamu.
Sebelum dilakukannya proses night audit, pihak hotel harus memastikan bahwa semua sistem telah berjalan dengan baik sepanjang hari dan tidak ada kesalahan yang terjadi. Hal ini sangat penting karena night audit bertujuan untuk mendapatkan hasil akhir dari semua transaksi selama satu hari dan membantu pihak hotel dalam memeriksa transaksi keuangan yang terjadi selama periode tersebut.
Night audit juga harus memastikan bahwa tim front office di hotel telah selesai dengan proses check-in (pengecekan identitas tamu) dan check-out (pengecekan akhir kamar tamu) sesuai dengan standar hotel yang telah ditetapkan. Dalam proses night audit, data dari seluruh sistem yang terhubung seperti sistem pemesanan kamar dan sistem pelayanan makanan dan minuman akan dianalisis dan dibuat laporan keuangan akhir.
Selain itu, night audit juga bertanggung jawab dalam memeriksa accounting cycle seperti Accounts Receivable (piutang) dan Accounts Payable (utang) hotel. Bukan hanya itu, night audit juga akan memperhitungkan biaya-biaya yang terkait dengan operasional hotel seperti biaya listrik, biaya air, biaya pembersihan kamar, dan biaya pengecekan akhir tamu.
Dalam melaksanakan tugasnya, night audit harus mampu menguasai sistem informasi akuntansi dan proses operasional hotel yang kompleks. Kemampuan analisis data dan perhitungan matematika yang akurat juga sangat dibutuhkan dalam posisi ini. Seorang night audit harus terbiasa dengan menggunakannya dan memastikan bahwa data yang diambil telah tercatat dengan benar dalam sistem informasi akuntansi hotel.
Di masa pandemi COVID-19 ini, night audit juga harus memberikan perhatian khusus terhadap pembayaran tamu yang menggunakan kartu debit atau kartu kredit maupun bayar dalam cash. Night audit perlu memastikan transaksi pembayaran tamu tersebut telah terekam dengan benar di sistem pembayaran hotel dan tidak mengalami kesalahan.
Intinya, night audit di hotel adalah proses yang sangat penting dalam menjaga keuangan dan akuntansi hotel tetap seimbang. Dalam proses ini, night audit harus mampu melakukan analisis data dan memeriksa keakuratan data serta memeriksa transaksi hotel sehari-hari. Selain itu, night audit juga bertanggung jawab dalam memeriksa semua accounting cycle hotel dan biaya-biaya yang terkait dalam operasional hotel.
TUJUAN NIGHT AUDIT BAGI HOTEL
Night audit adalah proses pemeriksaan yang dilakukan oleh staf hotel pada malam hari untuk mengaudit transaksi yang terjadi selama hari tersebut. Proses ini penting dilakukan untuk memastikan semua transaksi kamar, makanan dan minuman, serta fasilitas hotel lainnya telah dicatat dan dihitung dengan benar. Dalam artikel ini, kami akan membahas tujuan dari proses night audit bagi hotel.
Menghitung Pendapatan Harian
Tujuan utama dari night audit adalah untuk menghitung pendapatan harian hotel. Proses ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua kamar yang telah dipesan telah dibayar dan semua biaya untuk makanan dan minuman atau layanan lainnya telah dicatat dengan benar. Hal ini juga membantu manajemen hotel untuk mengetahui seberapa baik performa hotel dalam mendapatkan keuntungan selama satu hari.
Night audit juga membantu manajemen untuk mengetahui apakah ada kehilangan pendapatan saat proses pemesanan dan pembayaran dilakukan. Jika ada kesalahan atau kehilangan pendapatan, manajemen dapat segera mengambil tindakan untuk memperbaikinya dan menghindari kesalahan yang sama terjadi di masa depan.
Menentukan Jumlah Kamar yang Tersedia
Selain menghitung pendapatan hariannya, night audit juga membantu dalam menentukan jumlah kamar yang tersedia pada hari berikutnya. Dalam proses night audit, staf hotel akan memperbarui daftar kamar kosong atau yang terisi. Dengan begitu, manajemen dapat mengetahui kamar mana yang akan tersedia untuk dijual pada hari berikutnya. Hal ini membantu dalam pengambilan keputusan penting, seperti menentukan harga kamar dan promosi yang tepat.
Menghidupkan Sistem yang Lebih Efisien
Night audit juga membantu dalam menghidupkan sistem yang lebih efisien. Dalam proses night audit, staf hotel akan memeriksa sistem pembayaran, catatan kamar, dan pemesanan untuk mengetahui apakah ada kesalahan atau kekurangan dalam sistem. Hal ini membantu manajemen hotel untuk mengetahui area yang perlu ditingkatkan dan membuat kebijakan baru jika diperlukan.
Proses night audit membantu untuk mengoptimalkan kinerja hotel dengan cara meningkatkan efisiensi pelayanan dan mengurangi biaya yang tidak perlu. Dengan memperbaiki dan meningkatkan sistem, hotel dapat memperbaiki layanan kepada tamu dan meningkatkan kepuasan tamu.
Menjaga Akuntabilitas Keuangan Hotel
Akuntabilitas keuangan sangat penting dalam bisnis hotel. Tanpa akuntabilitas keuangan yang tepat, manajemen tidak dapat mengetahui berapa banyak pendapatan yang dihasilkan dan bagaimana biaya yang digunakan selama satu hari. Oleh karena itu, night audit penting dilakukan untuk memastikan semua transaksi tercatat dengan benar dan tidak ada kekurangan dalam pencatatan.
Proses night audit membantu manajemen hotel untuk memiliki catatan keuangan yang akurat dan transparan. Hal ini membantu dalam pengambilan keputusan penting dalam pengelolaan keuangan hotel dan membuat laporan keuangan secara berkala.
Menjamin Keamanan Tamu
Terakhir, night audit juga membantu untuk menjamin keamanan tamu. Dalam proses night audit, staf hotel akan memeriksa semua kunci kamar dan mencocokkannya dengan daftar tamu yang menginap di hotel. Hal ini membantu manajemen hotel untuk mengetahui tamu mana yang sedang menginap dan memastikan keamanan mereka.
Night audit juga membantu untuk menangani masalah keamanan. Jika ada tamu yang melaporkan kehilangan atau kejadian mencurigakan, manajemen hotel dapat segera mengambil tindakan dan menangani masalah dengan cepat.
Dalam kesimpulannya, proses night audit sangat penting bagi hotel. Proses ini membantu dalam menghitung pendapatan harian, menentukan jumlah kamar yang tersedia, meningkatkan sistem yang efisien, menjaga akuntabilitas keuangan, dan menjamin keamanan tamu. Dengan melaksanakan proses night audit dengan benar, manajemen hotel dapat memastikan bahwa hotel berjalan dengan baik dan tamu merasa selalu puas selama menginap di hotel tersebut.
Proses Pelaksanaan Night Audit pada Hotel
Setiap hotel, baik yang besar atau kecil, memiliki fasilitas night audit atau audit malam. Ini adalah proses akuntansi yang dilakukan selama malam untuk mengevaluasi aktivitas akuntansi yang terjadi selama hari. Ini merupakan bagian penting dari manajemen hotel dan diperlukan untuk mengidentifikasi kesalahan atau kekurangan yang terjadi selama aktivitas operasional. Berikut adalah proses pelaksanaan night audit pada hotel:
1. Persiapan
Sebelum dimulainya proses night audit, personel yang bertanggung jawab harus mempersiapkan segala hal yang diperlukan. Hal ini meliputi menyiapkan sistem akuntansi, program komputer, dan informasi yang terkait dengan transaksi yang terjadi selama hari. Selain itu, daftar tamu dan kamar yang kosong harus dibuat untuk memastikan bahwa semuanya tertata dengan baik. Selama minggu kerja, penguatan verifikasi kas dan operasi loket kas dimaksudkan untuk mengurangi risiko kekeliruan serta perampokan.
2. Verifikasi Kas dan Operasi Loket
Proses night audit melibatkan verifikasi kas dan operasi loket, yang mengacu pada jumlah uang kas yang diterima selama hari tersebut. Selain itu, sistem komputer juga ditinjau untuk memperbarui catatan atas transaksi yang terjadi selama hari, seperti kamar yang dijual, konsumsi makanan dan minuman, dan layanan tambahan lainnya. Pemeriksaan ini dijadwalkan untuk beberapa jam setelah akhir hari kerja, yaitu malam hari masih terkait hari berjalan, dan bertujuan untuk memastikan bahwa catatan akuntansi yang diperoleh selama hari berjalan akurat dan dapat diandalkan.
3. Peninjauan Laporan Pemasukan dan Pengeluaran
Setelah verifikasi kas dan operasi loket selesai, staf auditor kemudian melakukan peninjauan laporan pemasukan dan pengeluaran. Laporan ini mencakup semua transaksi yang dilakukan selama hari, termasuk kamar yang dijual, konsumsi makanan dan minuman, dan layanan tambahan lainnya. Setelah laporan dicetak, auditor akan memeriksa setiap entri untuk memastikan bahwa informasi yang ada di laporan benar. Jika terdapat kesalahan, auditor akan memperbaiki catatan dan membuat laporan akhir.
4. Menyeimbangkan Buku Besar
Setelah semua laporan diverifikasi, auditor akan menyeimbangkan buku besar untuk mengidentifikasi perbedaan antara pemasukan dan pengeluaran. Jika itu terjadi, auditor harus mencari tahu kejadian ini segera untuk memastikan catatan akuntansi yang akurat. Jika semuanya seimbang, maka laporan akhir dapat dibuat atas transaksi yang terjadi selama hari tersebut.
5. Meninjau Kesalahan dan Mengajukan Laporan
Setelah semua transaksi diverifikasi, staf auditor akan membuat laporan atas semua kesalahan dan kekurangan yang ditemukan selama proses night audit. Laporan ini akan mencakup angka-angka, jenis kesalahan, dan perbaikan yang diperlukan jika diperlukan. Setelah laporan selesai, auditor kemudian mengajukan laporan ini untuk dilaporkan ke manajemen hotel untuk dijadikan rekomendasi dalam pengambilan kebijakan ke depan.
Proses night audit pada hotel sangat penting karena menjaga catatan akuntansi yang akurat dan membantu mengidentifikasi kesalahan atau kekurangan yang terjadi selama aktivitas operasional. Selain itu, proses ini juga membantu manajemen hotel membuat keputusan yang lebih baik di masa depan.
Peran dan Tanggung Jawab Auditor Malam
Bagi sebagian orang, menginap di hotel adalah kesempatan untuk bersantai dan menikmati layanan yang disediakan oleh hotel tersebut. Namun, di balik fasilitas yang tersedia, ada peran penting yang dimainkan oleh seorang auditor malam untuk menjaga keamanan dan kenyamanan selama penginapan tamu.
Auditor malam biasanya bekerja dari pukul 23:00 hingga 07:00 pagi. Tugas utama mereka adalah melakukan audit akhir hari untuk memastikan bahwa semua transaksi sudah tercatat dengan benar. Selain itu, auditor malam akan menjaga keamanan di hotel dan memberikan layanan kepada tamu yang mengalami masalah atau keadaan darurat.
1. Audit Akhir Hari
Setiap hotel memiliki sistem manajemen data untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi termasuk pemesanan kamar, restoran, dan fasilitas lainnya. Sehari-hari, para resepsionis akan membuat catatan atas setiap transaksi yang terjadi pada hari tersebut, dan pada akhir hari, semua data tersebut dikumpulkan untuk dijurnal ke akun masing-masing. Nah, tugas utama auditor malam adalah mengecek kembali data dan membuat laporan akhir untuk diproses oleh akuntan atau manajer keuangan.
2. Keamanan dan Keamanan
Selama shift malam, auditor bertugas untuk menjaga keamanan dan keamanan di hotel. Mereka akan melakukan pengecekan ronda secara berkala di seluruh area hotel untuk memastikan tidak ada kejadian yang mencurigakan dan menjaga agar tamu merasa aman dan nyaman selama menginap.
3. Layanan Tamu
Pada malam hari, auditor menjadi sumber informasi dan bantuan bagi tamu yang menghadapi masalah atau keadaan darurat. Misalnya, tamu yang kehilangan kunci kamar, atau yang memerlukan bantuan darurat seperti petugas medis atau pemadam kebakaran.
4. Pengelolaan Front Desk
Selain tugas-tugas di atas, auditor malam juga bertanggung jawab dalam pengelolaan front desk hotel selama jam kerja mereka. Mereka akan menjawab panggilan telepon dari tamu dan menangani pertanyaan dan masalah. Auditor malam juga akan menerima tamu yang tiba pada awal pagi atau yang perlu check-in pada jam kerja mereka.
Seorang auditor malam adalah seorang profesional hotel yang bertanggung jawab dalam menjaga keamanan dan kenyamanan selama penginapan tamu. Mereka juga bertanggung jawab atas audit akhir hari untuk memastikan keuangan hotel tercatat dengan benar. Sebagai bagian tim layanan tamu, auditor malam adalah bagian penting dari pengoperasian hotel yang membantu tamu untuk merasa aman dan puas selama menginap.
Manfaat Night Audit bagi Keberlangsungan Bisnis Hotel
Hotel adalah sebuah bisnis yang selalu beroperasi non-stop 24 jam setiap harinya. Karena itu, hotel harus mampu menjaga kontrol atas mutu dan kualitas operasional hotel secara baik dan efektif. Night audit menjadi hal yang penting bagi keberlangsungan bisnis hotel.
1. Memudahkan dalam Hal Pengarsipan dan Administrasi
Proses audit untuk hotel dilaksanakan saat malam hari. Night audit memudahkan manajemen hotel untuk mengarsipkan data dan dengan mudah menjalankan administrasi yang berkaitan dengan hotel. Dalam night audit, dilakukan juga evaluasi atas kinerja dan pengawasan selama hari yang berjalan. Adanya proses night audit membantu manajemen hotel untuk berfokus dalam hal pengarsipan dan administrasi tanpa harus terganggu oleh aktivitas dan operasional sehari-hari.
2. Menjaga Akurasi Data
Keakuratan data yang tercatat dalam administrasi hotel sangat penting untuk keberlangsungan bisnis. Salah satu manfaat night audit adalah menjaga akurasi data. Dalam proses night audit, administrasi yang tercatat akan di-update dan dievaluasi ulang. Hal ini dapat mengurangi kesalahan data dan kehilangan informasi penting yang bisa mempengaruhi operasional hotel.
3. Mengatasi Permasalahan Keuangan
Night audit membantu manajemen hotel dalam mengatasi masalah keuangan. Dalam proses night audit, semua transaksi yang terjadi selama hari tersebut akan dihitung dan dikalkulasi. Sistem keuangan yang digunakan dalam hotel akan dievaluasi ulang sehingga meminimalisir kemungkinan error pada data finansial hotel.
4. Menghindari Kecurangan dalam Operasional dan Keuangan
Selain menjaga akurasi dalam data keuangan hotel, night audit juga membantu menghindari kecurangan dalam operasional dan keuangan hotel. Dalam proses night audit, seluruh transaksi dibuktikan dengan dokumen dan bukti transaksi, sehingga meminimalisir kemungkinan terjadinya kecurangan.
5. Memastikan Kepuasan Tamu
Keberlangsungan bisnis hotel sangat tergantung pada kepuasan tamu. Night audit bisa membantu manajemen hotel untuk mengetahui kebutuhan dan harapan tamu. Dalam night audit, seluruh kendala dan masalah yang dihadapi oleh tamu selama menginap akan dicatat dan diselesaikan di hari berikutnya.
Manfaat night audit bagi keberlangsungan bisnis hotel sangat penting dan memiliki peranan yang besar dalam mencapai target bisnis yang ditentukan. Night audit juga membantu manajemen hotel untuk selalu menjaga kualitas layanan dan operasional sehingga tetap bersaing di pasar bisnis hotel.