Tugas dan Tanggung Jawab Duty Manager Hotel
Duty Manager Hotel adalah salah satu posisi penting dalam industri perhotelan. Tugas utama seorang Duty Manager Hotel adalah memastikan hotel beroperasi dengan baik dan memberikan layanan yang memuaskan kepada tamu. Bagi seorang Duty Manager Hotel, untuk mencapai tujuan itu diperlukan tanggung jawab yang besar terhadap semua aspek operasi hotel.
Jadwal Kerja
Tentunya, jam kerja seorang Duty Manager Hotel harus sanggup melampaui kebutuhan tamu, sehingga jadwal kerja akan sangat bervariasi dari waktu ke waktu. Kamu kemungkinan juga akan dijadwalkan kerja secara rotasi dan harus bekerja pada saat yang tidak sesuai dengan jam kerja umum. Oleh karena itu, seseorang yang ingin bekerja sebagai Duty Manager Hotel harus bersedia menjadi pegawai fleksibel dan dapat beradaptasi dengan baik.
Manajemen Sumber Daya
Dalam memimpin operasi hotel dan tim kerja, Duty Manager Hotel diharapkan mampu mengetahui seluruh staf di hotel sehingga mampu membuat jadwal kerja, menyelesaikan masalah pelanggan dan karyawan, serta membangun hubungan yang bersahabat dan profesional dengan setiap individu di dalam organisasi.
Seorang Duty Manager Hotel harus mempunyai keahlian dalam menganalisis masalah yang muncul, serta menentukan dan mengeksekusi solusi yang tepat. Hal-hal seperti mengoptimalkan biaya operasional, melakukan pelaporan keuangan, mengatur anggaran hotel dan memperkenalkan program-program baru agar tamu merasa lebih nyaman, adalah beberapa bagian dari tugas seorang Duty Manager Hotel.
Hubungan Tamu dan Karyawan
Setiap tamu difasilitasi dengan staf yang mengantisipasi kebutuhan mereka. Dalam kapasitas sebagai utusan manajemen hotel, Duty Manager Hotel harus dapat berbicara dengan tamu untuk memberikan pengarahan atau umpan balik. Seperti yang dijelaskan di atas bahwa setiap tamu harus diperlakukan dengan hormat dan mendapatkan layanan yang memuaskan. Seorang Duty Manager Hotel dituntut untuk selalu hadir dalam situasi mengenai keluhan dari tamu dan memperjuangkan solusi terbaik.
Selain itu, Duty Manager Hotel juga memimpin tim kerja. Ada tugas untuk mengkoordinasikan jadwal, menyusun tugas, serta melakukan evaluasi untuk masing-masing karyawan. Struktur manajemen harus ditetapkan sehingga tugas-tugas yang diberikan ke setiap anggota tim dapat dikerjakan dengan lancar.
Pemeliharaan Hotel
Seorang Duty Manager Hotel juga harus memantau kondisi fisik dan lingkungan hotel serta kualitas kebersihan hotel yang selalu dijaga agar tamu merasa nyaman. Berbagai fasilitas harus disiapkan, termasuk saat hotel akan mengadakan suatu kegiatan event. Hal ini menunjukkan bahwa Duty Manager Hotel juga perlu memastikan bahwa fasilitas-dalam kondisi baik dan siap digunakan kapan saja.
Tugas dan Tanggung Jawab Duty Manager Hotel memang sangat luas. Namun, jika sudah sangat bersinergi dengan tim, tanggung jawab ini menjadi tanggung jawab yang ringan. Namun apapun tugasnya, mengembangkan hubungan yang baik dengan staf, menghadapi tamu dengan sopan, dan memajukan bisnis menjadi unsur penting pada setiap tugas Duty Manager Hotel.
Kualifikasi dan Kemampuan yang Dibutuhkan Sebagai Duty Manager Hotel
Sebagai seorang duty manager hotel, tentunya ada kualifikasi dan kemampuan khusus yang diperlukan. Berikut ini beberapa diantaranya:
1. Latar Belakang Pendidikan
Umumnya, hotel memiliki persyaratan latar belakang pendidikan minimal D3 atau S1 dari jurusan seperti perhotelan, manajemen, atau bisnis. Namun, tidak jarang juga banyak hotel yang memberikan kesempatan kepada calon karyawan dari latar belakang pendidikan yang berbeda asalkan memiliki pengalaman kerja di bidang perhotelan.
2. Pengalaman Kerja
Pengalaman kerja menjadi salah satu kualifikasi penting bagi seorang duty manager hotel. Para calon karyawan yang memiliki pengalaman kerja di bidang perhotelan atau terkait dengan manajemen sudah pasti memiliki keunggulan dan lebih diminati oleh perusahaan hotel. Semakin tinggi posisi yang diinginkan, semakin besar pengalaman yang dibutuhkan. Oleh karena itu, bagi Anda yang ingin menjadi duty manager hotel, sebaiknya mulai meniti karir di dunia perhotelan dan mencoba mengumpulkan pengalaman yang berharga.
Menurut Karl Wit, Kepala Bagian HRD sebuah network hotel ternama, “kualitas dan kuantitas pengalaman kerja sangat penting karena menjadi penunjang kemampuan sekaligus daya tawar dalam negosiasi gaji, selain tentunya sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan.”
3. Bahasa Inggris
Bahasa Inggris menjadi syarat wajib bagi seorang duty manager hotel, mengingat hotel adalah bisnis global yang berhubungan dengan tamu-tamu dari berbagai negara. Calon karyawan yang menguasai bahasa Inggris dengan baik tentu lebih diunggulkan ketimbang yang tidak.
Peter S, seorang duty manager hotel berpengalaman mengatakan, “Kemampuan berbahasa Inggris sangat diperlukan dalam berkomunikasi dengan tamu internasional, klien, maupun atasannya.”
4. Kepribadian dan Keterampilan
Tidak kalah penting, seorang duty manager hotel harus memiliki kepribadian yang ramah, percaya diri, dan penuh inisiatif. Seorang duty manager harus mampu bertanggung jawab dalam menjalankan tugas, bekerja tim, dan berkomunikasi dengan baik. Kemampuan dalam memimpin dan mengambil keputusan juga menjadi keharusan bagi seorang duty manager hotel.
“Seorang duty manager hotel harus memiliki keterampilan dalam manajemen karyawan, pelayanan pelanggan, penyelesaian konflik, serta pengaturan waktu dan sumber daya,” kata Nila W, General Manager hotel terkenal di Indonesia.
Dalam kesimpulannya, menjadi seorang duty manager hotel bukanlah pekerjaan yang mudah. Memiliki kualifikasi pendidikan yang memadai dan pengalaman kerja yang cukup merupakan dua hal yang penting. Kemampuan berbahasa Inggris dan kepribadian yang menarik serta keterampilan dalam manajemen karyawan juga menjadi salah satu kualifikasi yang dibutuhkan.
Hubungan antara Duty Manager dengan Departemen dan Karyawan Hotel
Sebagai seorang Duty Manager hotel, ada banyak tugas dan tanggung jawab yang harus kamu tangani. Kamu perlu mengambil tanggung jawab atas kegiatan hotel, menyelesaikan masalah yang muncul, dan membuat keputusan yang berkaitan dengan operasi hotel. Selain itu, kamu juga harus memastikan bahwa hubunganmu dengan departemen dan karyawan hotel berjalan baik.
Berikut ini adalah beberapa hal yang harus kamu perhatikan agar hubunganmu dengan departemen dan karyawan hotel selalu baik dan harmonis:
1. Berkomunikasi dengan jelas dan terbuka
Sebagai Duty Manager, kamu harus berkomunikasi dengan jelas dan terbuka dengan semua departemen dan karyawan hotel. Ini termasuk memberikan instruksi yang jelas dan memastikan bahwa semua orang memahami apa yang diharapkan dari mereka. Kamu juga perlu mendengarkan masukan dan saran dari departemen dan karyawan hotel untuk meningkatkan operasi hotel.
2. Mempertahankan standar kualitas yang tinggi
Sebagai Duty Manager, kamu bertanggung jawab untuk memastikan bahwa hotel mencapai standar kualitas yang tinggi. Ini termasuk memastikan bahwa semua departemen dan karyawan hotel menjalankan tugasnya dengan benar dan memenuhi kebutuhan tamu. Kamu perlu memantau kinerja setiap departemen dan memberikan umpan balik untuk memastikan tingkat kualitas yang tinggi terus dipertahankan.
3. Memberikan dukungan dan bimbingan
Sebagai seorang manajer, kamu juga bertanggung jawab untuk memberikan dukungan dan bimbingan kepada departemen dan karyawan hotel. Kamu harus menyediakan pelatihan dan pengembangan karyawan untuk membantu mereka meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka. Kamu juga harus memberikan motivasi kepada departemen dan karyawan hotel untuk membantu mereka tetap termotivasi dan fokus pada tugas mereka. Jangan lupa untuk selalu mendukung karyawan dalam mencapai tujuan mereka.
4. Menjaga kepercayaan dan pelayanan yang baik
Sebagai manajer, kamu perlu memastikan bahwa hotel selalu memberikan pelayanan yang baik kepada tamu. Kamu juga harus memastikan bahwa seluruh karyawan hotel menjaga integritas dan kepercayaan dalam bisnis. Hal ini sangat penting untuk membangun kepercayaan dan memperoleh kepuasan tamu yang tinggi.
5. Meningkatkan efisiensi operasi hotel
Sebagai Duty Manager, kamu juga harus mencari cara untuk meningkatkan efisiensi operasi hotel. Kamu perlu memantau kinerja setiap departemen dan menemukan cara untuk meningkatkan proses operasional. Hal ini dapat dilakukan dengan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan menemukan cara untuk mengintegrasikan departemen dan karyawan hotel secara lebih efektif. Dengan meningkatkan efisiensi operasi hotel, kamu dapat meningkatkan kepuasan tamu dan meningkatkan profitabilitas hotel.
Keterlibatan Duty Manager Hotel dalam Menjaga Kepuasan Tamu
Dalam setiap hotel terdapat seorang Duty Manager yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua kegiatan di hotel berjalan dengan lancar dan memastikan kepuasan tamu selalu terjaga. Tidak hanya itu, Duty Manager harus siap siaga untuk menangani segala masalah tamu dan mencari solusi terbaik untuk memenuhi kebutuhan tamu. Berikut ini adalah beberapa hal yang dilakukan oleh Duty Manager Hotel dalam menjaga kepuasan tamu:
1. Mengkoordinasikan Semua Departemen
Seorang Duty Manager bertanggung jawab untuk memastikan hubungan kerja dan koordinasi antara semua departemen di hotel berjalan dengan baik. Hal ini bertujuan untuk memastikan semua kegiatan dan operasional di hotel berjalan dengan tepat waktu dan tanpa gangguan. Duty Manager juga harus memastikan bahwa semua staf hotel terkait dengan tamu bekerja sesuai dengan standar hotel dan membantu menjawab pertanyaan tamu jika mereka membutuhkan informasi apa pun.
2. Menerima dan Menangani Keluhan Tamu
Duty Manager juga bertanggung jawab untuk menangani keluhan tamu. Saat tamu merasa tidak puas dengan layanan yang diberikan, Duty Manager harus siap siaga untuk menanggapinya dengan cepat dan menemukan solusi yang tepat dan memuaskan tamu. Dalam situasi seperti ini, Duty Manager harus berbicara dengan tamu dengan tenang dan mengedepankan empati dalam menyelesaikan masalah tersebut.
3. Memonitoring Kegiatan Hotel
Duty Manager bertanggung jawab untuk memonitor kegiatan hotel, dari pelayanan makanan di restoran hingga kebersihan kamar tamu. Duty Manager harus memastikan bahwa semua staf bekerja sesuai dengan standar hotel dan bahwa kualitas pelayanan yang diberikan kepada tamu selalu terjaga. Jika ada masalah atau kekurangan dalam proses pelayanan hotel, maka Duty Manager harus memastikan untuk menyelesaikannya secepat mungkin agar tamu tetap puas.
4. Menjaga Hubungan Baik dengan Tamu
Dalam sebuah hotel, menjaga hubungan baik dengan tamu adalah sangat penting untuk memastikan kepuasan tamu. Sebuah hotel harus memiliki sistem yang efektif dalam menjaga hubungan dengan tamu. Dalam hal ini Duty Manager harus turun tangan untuk mendengarkan keluhan, saran, ataupun pujian dari tamu dan mencari solusi terbaik untuk memuaskan tamu. Duty Manager harus selalu tersenyum dan berbicara dengan sopan kepada tamu dan siap membantu segala kebutuhan yang dibutuhkan oleh tamu.
Tidak hanya itu, seorang Duty Manager juga harus menyediakan saran, rekomendasi, dan informasi yang diperlukan oleh tamu untuk memudahkan mereka mengakses fasilitas hotel. Duty Manager juga harus memastikan bahwa semua kegiatan dan fasilitas yang disediakan oleh hotel dapat diakses dengan mudah dan dapat memuaskan tamu.
Dalam kesimpulan, Duty Manager adalah orang yang sangat penting bagi keberlangsungan operasional hotel. Tugas Duty Manager hotel adalah untuk memastikan semua kegiatan dan operasional di hotel berjalan dengan lancar dan memastikan kepuasan tamu selalu terjaga. Seorang Duty Manager harus selalu siap untuk menangani keluhan tamu dan mencari solusi terbaik untuk memuaskan tamu. Dengan tugas-tugas yang begitu penting, Duty Manager menjadi seseorang yang tidak boleh dianggap sepele dalam industri perhotelan.
Strategi Duty Manager Hotel dalam Menangani Krisis di Hotel
Ketika mengelola hotel, ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan, termasuk masalah keamanan, layanan pelanggan, dan ketidakpastian dalam situasi krisis. Sebagai seorang manager hotel, penting untuk memiliki strategi yang baik untuk mempertahankan keselamatan dan keamanan hotel anda dan para pengunjung. Di bawah ini, kami akan membahas lima strategi yang harus dimiliki oleh seorang duty manager hotel dalam menangani situasi krisis.
Memiliki Rencana Darurat
Rencana darurat adalah strategi penting yang harus dimiliki oleh setiap manager hotel. Rencana ini harus mencakup segala hal yang dapat mempengaruhi kesehatan dan keselamatan pengunjung hotel, termasuk bencana alam, kebakaran, penembakan, dan lainnya. Rencana darurat ini harus dijalankan dengan cermat dan detail agar dapat menyelamatkan setiap orang yang berada di dalam hotel.
Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang efektif adalah kunci menuju keselamatan dan kesejahteraan pengunjung hotel. Duty manager hotel harus dapat mengkomunikasikan dengan semua pihak terkait, termasuk tamu, karyawan, dan petugas keamanan, dengan cara yang cepat dan efisien. Dalam situasi krisis, informasi berharga dapat membuat perbedaan yang signifikan dalam memperoleh keselamatan dan kesejahteraan pengunjung hotel.
Menjaga Ketenangan dan Ketenangan
Di dalam situasi krisis, sangat mudah untuk menjadi kacau dan histeris. Seorang duty manager hotel harus mampu tetap tenang dan tenang dalam situasi apapun yang terjadi. Mereka harus memastikan agar semua orang tetap tenang dan percaya bahwa situasi berhasil dikelola. Hal ini akan menjadi suatu keuntungan besar ketika sedang menangani situasi krisis besar dalam hotel.
Training Karyawan Kepada Situasi Krisis
Karyawan harus dilatih tentang bagaimana menangani situasi krisis. Mereka harus dilatih untuk mengenali tanda-tanda situasi krisis dan akan mengetahui apa yang harus dilakukan dalam situasi tersebut. Ini akan membantu karyawan, tamu hotel, dan penduduk setempat lebih siap jika suatu situasi krisis terjadi.
Memiliki Teknologi yang Maju
Teknologi semakin berkembang seiring zaman, demikian juga diperlukan teknologi yang digunakan juga harus selalu diperbarui. Duty Manager hotel harus memperbarui teknologi keamanan di dalam hotel secara teratur, termasuk kamera CCTV, kontrol keamanan akses, dan teknologi deteksi kebakaran. Hal ini akan memastikan tingkat keamanan yang tinggi bagi tamu hotel dan karyawan, serta mempermudah dalam mencegah atau mengatasi situasi krisis.
Jadi, Duty Manager hotel memegang peranan penting dalam menangani situasi krisis di dalam hotel. Dengan memiliki strategi yang tepat, teknologi yang maju, dan karyawan yang terlatih, Duty Manager hotel dapat menciptakan lingkungan yang aman, damai, dan nyaman bagi para tamu dan pengunjung hotel.