Definisi dan Konsep Briefing dalam Industri Perhotelan
Di dalam industri perhotelan, briefing menjadi suatu hal yang penting untuk memastikan bahwa setiap hal di dalam hotel berjalan dengan baik dan memuaskan tamu yang menginap. Sebelum membahas lebih jauh tentang konsep briefing, mari kita bahas terlebih dahulu definisi dari briefing. Briefing adalah sebuah proses dimana sekelompok orang yang berada di dalam organisasi atau perusahaan bertemu secara singkat untuk mendiskusikan hal-hal terkait pekerjaan yang akan atau sedang dilakukan. Briefing memberikan pemahaman yang lebih jelas terkait tugas dan tanggung jawab setiap individu, termasuk goal yang ingin dicapai dan peraturan yang harus diikuti.
Di dalam industri perhotelan, briefing seringkali dilakukan setiap hari pada awal shift kerja. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap staff dan karyawan hotel sudah siap untuk menerima tamu dan menjalankan tugasnya dengan baik. Briefing di hotel dilakukan oleh supervisor atau manajer yang bertanggung jawab pada departemen masing-masing seperti housekeeping, front office atau food and beverage. Mereka akan memberikan update terkait tamu yang akan datang, mengecek ketersediaan kamar hotel dan memberikan informasi terkait event atau kegiatan yang akan diadakan di hotel.
Selain itu, briefing di hotel juga menjadi ajang untuk memberikan evaluasi atau penghargaan pada staff dan karyawan yang telah melakukan pekerjaannya dengan baik dan memberikan kritik dan saran bagi yang masih memiliki kekurangan. Hal ini penting dilakukan agar setiap staff dan karyawan hotel dapat belajar dan terus meningkatkan kualitas pekerjaannya.
Secara keseluruhan, briefing adalah proses komunikasi dan pengaturan yang sangat penting untuk menjaga keberhasilan dan kepuasan tamu di dalam industri perhotelan. Dengan adanya briefing, diharapkan akan terjadi koordinasi dan sinergi yang baik antara setiap staff dan karyawan hotel, sehingga nantinya setiap tamu dapat mengalami pelayanan yang baik dan memuaskan.
Tujuan Briefing bagi Karyawan Hotel
Briefing adalah salah satu pertemuan yang diadakan oleh manajemen hotel untuk memberikan informasi terkait operasional hotel. Pertemuan ini dihadiri oleh seluruh karyawan dari berbagai bagian seperti front office, housekeeping, food and beverage, dan masih banyak lagi. Berikut adalah beberapa tujuan briefing bagi karyawan hotel.
1. Memberikan Informasi terkini
Seiring dengan perkembangan zaman, tidak sedikit perubahan yang terjadi dalam dunia perhotelan. Oleh karena itu, briefing dibutuhkan untuk memberikan informasi terkini mengenai perubahan yang terjadi di dalam hotel. Karyawan hotel perlu mengetahui informasi terbaru untuk melayani tamu dengan lebih baik dan memberikan pengalaman menginap yang menyenangkan. Informasi terkini tersebut dapat berkaitan dengan kondisi kamar yang tersedia, menu makanan, event yang akan dilaksanakan, dan masih banyak lagi.
2. Menyamakan Pemahaman
Setiap bagian dalam hotel memiliki tugas yang berbeda-beda. Sebagai contoh, front office bertugas untuk menerima tamu dan memberikan informasi terkait hotel, sedangkan housekeeping bertugas untuk membersihkan kamar dan menyediakan kebutuhan tamu. Oleh karena itu, dalam briefing, manajemen hotel akan memberikan pengertian secara umum mengenai tugas dan tanggung jawab setiap bagian agar karyawan dapat bekerja dengan lebih efektif. Selain itu, briefing juga dilakukan untuk menyamakan pemahaman tentang standar pelayanan dan prosedur kerja yang ada di hotel.
3. Mendorong Kerja Tim
Karyawan hotel tidak hanya bekerja sendiri-sendiri melainkan juga bekerja dalam sebuah tim atau departemen. Untuk dapat mencapai tujuan bersama, kerja tim yang baik sangat diperlukan. Manajemen hotel menyadari pentingnya kerja tim tersebut dan mengadakan briefing untuk mendorong karyawan bekerja dalam tim yang efektif. Dalam briefing, pekerjaan yang harus dilakukan dalam tim akan dibahas serta dibagikan tugas masing-masing karyawan untuk mencapai tujuan yang sama. Peningkatan kinerja tim ini berdampak positif pada profesionalisme karyawan dan kepuasan tamu.
4. Meningkatkan Kepedulian terhadap Keselamatan
Kesehatan dan keselamatan karyawan hotel merupakan salah satu hal yang utama yang harus diperhatikan oleh manajemen hotel. Oleh karena itu, dalam briefing, manajemen hotel mengadakan sesi khusus untuk membahas masalah keamanan dan kesehatan kerja. Karyawan diingatkan untuk selalu mematuhi standar keselamatan yang telah ditetapkan dalam bekerja seperti menggunakan alat pelindung diri, menjaga kebersihan, dan lain sebagainya. Dengan demikian, karyawan akan lebih cermat dalam bekerja sehingga dapat menghindari kecelakaan kerja atau penyakit.
5. Meningkatkan Motivasi Karyawan
Karyawan yang termotivasi adalah karyawan yang produktif dan berkualitas. Untuk itu, briefing juga dilakukan untuk meningkatkan motivasi karyawan. Motivasi dapat ditingkatkan dengan memberikan apresiasi, penghargaan atau hadiah yang diberikan kepada karyawan yang bekerja dengan baik atau mencapai target tertentu. Dalam briefing, manajemen hotel bisa memberikan penghargaan untuk karyawan yang berprestasi sehingga dapat meningkatkan motivasi kerja para karyawan.
Dalam kesimpulannya, briefing sangat penting untuk meningkatkan efektivitas kerja dan memberikan pemahaman yang sama mengenai standar dan tugas kerja yang ada di hotel. Selain itu, briefing juga dapat membantu meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan dalam bekerja serta menjaga keselamatan dan kesehatan karyawan. Oleh sebab itu, sebagai karyawan hotel, aktiflah dalam setiap briefing yang diadakan dan gunakan kesempatan ini untuk mengupgrade skill dan motivasi kerja Anda.
Jenis Jenis Briefing yang Dilakukan dalam Hotel
Briefing adalah sebuah istilah yang digunakan untuk menjelaskan sebuah pertemuan singkat yang diadakan untuk menyampaikan informasi kepada para peserta. Dalam industri perhotelan, briefing adalah salah satu hal yang sangat penting karena terlibat banyak departemen dan orang yang berbeda dalam menjalankan operasional hotel. Berikut adalah beberapa jenis briefing yang biasa dilakukan dalam hotel:
1. Daily Briefing
Daily briefing adalah jenis briefing yang diadakan setiap pagi untuk mempersiapkan tim dalam menjalankan tugasnya di hari tersebut. Biasanya, semua departemen terlibat dalam daily briefing ini, seperti Housekeeping, Front Office, Food and Beverage, Engineer, dan lainnya. Tujuan dari daily briefing adalah untuk menyampaikan informasi tentang situasi atau kondisi hotel pada hari itu, seperti jumlah tamu yang akan datang, event apa yang akan diadakan, atau tamu VIP yang akan menginap. Dalam daily briefing juga ditetapkan prioritas tugas masing-masing departemen dan memastikan semuanya berjalan dengan baik.
2. Pre-Shift Briefing
Pre-shift briefing adalah jenis briefing singkat yang dilakukan sebelum shift dimulai oleh setiap departemen. Pre-shift briefing dilakukan untuk memastikan bahwa semua tim memahami tugas dan tanggung jawab mereka di hari itu. Pada pre-shift briefing, setiap staf juga dapat memberikan feedback tentang pekerjaannya pada hari sebelumnya dan mencatat masalah atau masukan dari tamu yang perlu diperbaiki. Pre-shift briefing biasanya dilakukan oleh supervisor atau manager departemen dan beberapa anggota staf terpilih.
3. Training Briefing
Training briefing adalah jenis briefing yang diselenggarakan untuk memberikan pelatihan tentang teknis atau operator kepada staf. Pelatihan ini dibutuhkan oleh staf baru atau staf yang baru diterima oleh hotel untuk mengenal dan memahami operasional hotel secara mendalam. Dalam training briefing, biasanya disampaikan materi yang dibutuhkan oleh departemen masing-masing. Misalnya, bagaimana membersihkan kamar tamu dengan benar dan efisien oleh Housekeeping, cara menyajikan menu dan minuman yang baik oleh Food and Beverage, atau cara mengoperasikan mesin atau alat-alat di hotel oleh Bagian Engineer. Training briefing dapat dilakukan dalam bentuk training rutin atau ad-hoc tergantung kebutuhan dan permintaan dari staf atau manajemen hotel.
4. Event Briefing
Event briefing adalah jenis briefing yang dilakukan untuk persiapan dan koordinasi event besar atau penting yang akan diselenggarakan di hotel. Misalnya, sebuah pesta pernikahan yang akan diadakan di ballroom atau konferensi dengan peserta dari luar negeri. Event briefing biasanya dilakukan oleh sales atau event team dan dihadiri oleh semua departemen yang terlibat dalam event tersebut, seperti banquet, audio visual, transportasi, dan lainnya. Dalam event briefing akan dibahas tentang detail dan kebutuhan event tersebut, seperti format acara, jumlah tamu, peralatan, atau konsumsi yang akan disajikan. Event briefing sangat penting agar semua tim memiliki pemahaman yang sama dan memastikan semua persiapan dan eksekusi berjalan dengan baik.
Dalam industri perhotelan, briefing adalah hal yang sangat penting untuk menjalankan operasional hotel yang efisien dan efektif. Dengan adanya briefing, semua departemen dapat bekerja secara terkoordinasi dan memiliki pemahaman yang sama tentang target dan tujuan hotel. Jenis briefing dalam hotel dapat bervariasi tergantung kebutuhan dan situasi hotel tersebut, namun keempat jenis briefing di atas adalah yang paling umum dilakukan di setiap hotel.