Pengertian Purchasing Staff pada Departemen Perhotelan
Dalam industri perhotelan, purchasing staff atau staf pengadaan merupakan salah satu posisi yang sangat penting. Tugas dari purchasing staff adalah untuk menjalankan semua aktivitas pengadaan atau pembelian yang dibutuhkan oleh hotel. Beberapa contoh barang yang biasa dibeli oleh purchasing staff adalah makanan dan minuman, peralatan dapur, perlengkapan kebersihan, serta barang-barang kebutuhan operasional lainnya.
Terlepas dari sifatnya yang penting, posisi purchasing staff biasanya tidak mendapat banyak sorotan, karena terkadang pekerjaan ini dilakukan secara terpisah dan tidak ikut terlibat dalam kegiatan operasional hotel secara langsung. Namun, tanpa adanya purchasing staff, kegiatan operasional hotel mungkin akan terganggu, sehingga para tamu yang menginap di hotel tersebut tidak akan dapat menikmati layanan yang memuaskan.
Seorang purchasing staff yang baik harus memiliki banyak keterampilan dan keahlian, antara lain keterampilan dalam bernegosiasi, berkomunikasi dan juga mengatur waktu dengan baik. Selain itu, purchasing staff juga harus memahami seluk-beluk proses pengadaan barang secara keseluruhan, termasuk bagaimana cara mencari calon vendor, menentukan harga yang tepat, serta memastikan bahwa semua barang yang dibeli berkualitas dan sesuai dengan standar hotel.
Secara umum, tugas dari seorang purchasing staff dapat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
1. Menentukan Kebutuhan Barang atau Jasa
Sebelum melakukan pembelian, purchasing staff harus terlebih dahulu memastikan kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh hotel. Hal ini harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti agar tidak terjadi kesalahan dalam memilih barang. Sebagai contoh, ketika purchasing staff ingin membeli peralatan dapur, ia harus memikirkan berapa jumlah tamu yang biasanya datang ke hotel, jenis masakan yang biasa dihidangkan, serta faktor-faktor lain yang berpengaruh pada pemilihan peralatan dapur.
2. Memilih Vendor atau Pemasok Barang
Setelah mengetahui kebutuhan barang atau jasa, tugas selanjutnya dari purchasing staff adalah mencari vendor atau pemasok barang yang tepat. Pilihan vendor harus jelas dan teliti karena hal ini dapat menentukan kualitas barang yang akan diterima oleh hotel. Kriteria yang biasa dipakai dalam memilih vendor antara lain harga yang bersaing, kualitas barang yang baik, kehandalan dalam hal pengiriman barang, serta layanan purna jual yang baik.
3. Membuat dan Menyampaikan Pesanan Pembelian
Jika sudah menentukan vendor atau pemasok barang yang tepat, purchasing staff harus membuat pesanan pembelian untuk barang atau jasa tersebut. Pesanan pembelian harus dibuat dengan jelas dan mencatat semua informasi yang diperlukan, seperti jumlah barang yang dipesan, harga per barang, tanggal pengiriman, dan lain sebagainya. Pesanan pembelian juga harus disampaikan dengan tepat waktu agar pengiriman barang bisa terlaksana dengan efisien.
4. Mengatur Penyimpanan Barang
Setelah barang tiba di hotel, purchasing staff harus mengambil tindakan untuk memastikan bahwa barang tersebut disimpan dengan baik dan sesuai dengan standar hotel. Selain itu, purchasing staff juga harus membuat catatan terperinci mengenai semua barang yang dipesan, termasuk jumlah, tanggal pembelian, dan kondisi barang tersebut.
5. Menyelesaikan Permasalahan Barang
Selain menjalankan tugas-tugas tersebut, purchasing staff juga harus siap mengatasi permasalahan-permasalahan yang terkait dengan pembelian barang atau jasa. Contohnya, jika ada barang yang rusak atau cacat, purchasing staff harus mengambil tindakan untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan melakukan pengembalian atau perbaikan barang.
Semoga dengan adanya penjelasan mengenai pengertian purchasing staff pada departemen perhotelan ini, pembaca dapat lebih memahami peran penting yang diemban oleh purchasing staff dalam menjalankan kegiatan operasional hotel.
Jenis-jenis Tugas yang Harus Dilakukan oleh Purchasing Staff
Purchasing staff atau staf pembelian adalah salah satu posisi yang esensial bagi sebuah perusahaan. Tugas utama dari posisi ini adalah untuk mengelola pembelian barang atau jasa dan memastikan suplai yang dibutuhkan perusahaan dapat terpenuhi dengan baik. Purchasing staff juga bertanggung jawab dalam mengatur negosiasi harga dengan vendor atau supplier, memantau kualitas barang atau jasa yang dibeli, serta memastikan proses pembelian sesuai dengan prosedur perusahaan.
Berikut ini adalah jenis-jenis tugas yang harus dilakukan oleh purchasing staff:
1. Menetapkan Kebutuhan Barang atau Jasa
Langkah pertama yang dilakukan oleh purchasing staff adalah menetapkan kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan berkonsultasi dengan setiap departemen dan menentukan prioritas kebutuhan. Setelah itu, purchasing staff akan membuat daftar barang atau jasa yang dibutuhkan serta spesifikasi yang harus dipenuhi.
2. Mencari Vendor atau Supplier Yang Tepat
Setelah memastikan kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan, purchasing staff akan mencari vendor atau supplier yang tepat. Mencari vendor yang dapat dipercaya, berkualitas, dan dapat memberikan harga yang kompetitif adalah hal yang penting dalam proses tersebut. Purchasing staff harus dapat melakukan riset, pengambilan data dan melakukan analisa kemampuan supplier dan vendor yang sudah ditemukan, hal ini untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil akan memberikan keuntungan untuk perusahaan.
3. Mengajukan Penawaran dan Negosiasi Harga
Pada tahap ini purchasing staff akan mengajukan penawaran pada vendor atau supplier yang sudah ditemukan. Penawaran yang diajukan harus sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan termasuk dengan ketentuan waktu pengiriman, kualitas barang atau jasa, dan harga yang telah ditentukan oleh perusahaan. Selanjutnya, purchasing staff akan melakukan negosiasi harga dengan vendor atau supplier agar dapat mendapatkan harga yang lebih murah atau sesuai dengan anggaran yang dimiliki.
4. Memastikan Kualitas Barang atau Jasa
Purchasing staff memastikan kualitas barang atau jasa yang diterima dari vendor atau supplier sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan perusahaan. Jika ditemukan barang atau jasa yang tidak sesuai, purchasing staff akan melakukan tindakan untuk mengatasi masalah tersebut agar kualitas dan standar perusahaan tetap terjaga.
5. Mengatur Sistem Pembayaran
Setelah seluruh proses pembelian selesai dan barang atau jasa telah diterima, purchasing staff akan mengatur sistem pembayaran dengan vendor atau supplier. Hal ini termasuk negosiasi harga, penerimaan barang atau jasa, dan pengiriman faktur. Pembayaran akan dilakukan setelah seluruh proses pembelian selesai dan telah disetujui oleh pihak finance atau keuangan perusahaan.
Dari jenis tugas yang telah dijabarkan di atas, dapat dilihat bahwa purchasing staff memiliki peran penting pada proses bisnis perusahaan dalam memastikan pengadaan barang dan jasa dapat berlangsung dengan baik. Oleh karena itu, perusahaan perlu memposisikan purchasing staff sebagai salah satu posisi yang strategis agar dapat menghasilkan kinerja yang optimal dan memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Kualifikasi yang Dibutuhkan untuk Menjadi Purchasing Staff di Hotel
Purchasing staff adalah salah satu bagian penting di hotel. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan semua kebutuhan hotel terpenuhi baik itu makanan, minuman, perlengkapan, hingga keperluan untuk kebutuhan acara seperti seminar atau perkawinan. Oleh karena itu, untuk menjadi purchasing staff di hotel, seseorang harus memenuhi kualifikasi-kualifikasi tertentu.
1. Pendidikan
Salah satu kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjadi purchasing staff di hotel adalah pendidikan yang memadai. Seorang purchasing staff harus mempunyai latar belakang pendidikan minimal lulusan Diploma III di bidang Ekonomi, Manajemen Bisnis, dan administrasi. Semakin tinggi jenjang pendidikan, semakin besar kesempatan untuk diterima. Selain itu, pengalaman kerja di bidang administrasi, accounting dan finance merupakan nilai tambah dalam perekrutan purchasing staff di hotel.
Untuk itu, ketika melamar sebagai purchasing staff di hotel, seseorang harus mempersiapkan diri dengan pendidikan yang memadai dan pengalaman kerja yang relevan sehingga memperbesar peluang untuk diterima sebagai purchasing staff di hotel.
2. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Salah satu kualifikasi yang dimiliki oleh seorang purchasing staff di hotel adalah kemampuan komunikasi yang baik. Karena tugas seorang purchasing staff di hotel adalah membeli barang dan jasa dari vendor tertentu, sehingga kemampuan dalam bernegosiasi, memilih vendor, dan memastikan barang tersebut sudah sesuai dengan kualitas yang diinginkan dari hotel adalah sangat dibutuhkan.
Pembicaraan yang jelas dan persuasif antara purchasing staff dan vendor juga dibutuhkan untuk memperoleh harga yang terbaik. Kemampuan komunikasi yang baik juga sangat berguna ketika purchasing staff harus berinteraksi dengan departemen lain dan anggota manajemen dalam hotel. Seorang purchasing staff yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik dapat mempercepat dan mempermudah berbagai proses di dalam hotel.
3. Kemampuan Analitis yang Baik
Kemampuan analitis merupakan salah satu kualifikasi yang sangat dibutuhkan oleh seorang purchasing staff. Seorang purchasing staff harus dapat menganalisis berbagai macam produk dan layanan untuk menentukan mana yang terbaik dan paling sesuai dengan kebutuhan hotel.
Mereka juga harus mempunyai kemampuan untuk memahami kontrak dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan penawaran dari vendor. Kemampuan analitis yang baik juga meningkatkan kemampuan purchasing staff untuk menentukan budget yang tepat untuk kebutuhan hotel.
Seorang purchasing staff yang mempunyai kemampuan analitis yang baik dapat memberikan keuntungan dan manfaat untuk hotel dalam hal pemilihan produk, harga yang lebih kompetitif, dan penghematan biaya untuk keperluan hotel.
Dalam menghadapi tuntutan dan persaingan bisnis yang semakin ketat, hotel memerlukan purchasing staff yang memiliki latar belakang pendidikan yang memadai, kemampuan komunikasi yang baik, dan kemampuan analitis yang baik. Seorang purchasing staff yang kompeten dapat membantu hotel dalam mempercepat dan memudahkan proses akuisisi barang dan jasa, meningkatkan efisiensi operasional hotel, serta membuat keputusan yang bijak dalam pengelolaan keuangan hotel.
Peran Penting Purchasing Staff dalam Mengelola Persediaan Hotel
Sebuah hotel pasti memerlukan bahan-bahan atau barang tertentu untuk dapat beroperasi dengan baik. Salah satu tugas dari Purchasing Staff adalah mengelola persediaan atau inventory dari bahan-bahan atau barang-barang yang dibutuhkan tersebut. Dengan mengetahui jumlah barang yang ada, jenis bahan atau barang apa saja yang dibutuhkan, serta kapan harus memesan atau mengganti bahan atau barang tersebut, akan membantu hotel menjadi lebih efisien dan menghemat biaya. Berikut adalah beberapa peran penting dari Purchasing Staff dalam mengelola persediaan hotel:
1. Memiliki Pengetahuan yang Cukup tentang Produk
Purchasing Staff harus mengerti dengan baik bahan atau barang yang dibutuhkan dan dapat memilih dengan baik vendor yang akan dijadikan mitra kerja. Ia juga harus memahami karakteristik produk, kualitas, dan harga agar tidak membuat kesalahan dalam memilih produk dan vendor. Untuk itu, Purchasing Staff perlu meluangkan waktu untuk melakukan riset dan berkomunikasi secara intens dengan vendor-vendor yang berhubungan.
2. Mengelola Stok Barang dengan Efektif
Purchasing Staff harus mengelola stok barang dengan efektif agar hotel tetap berjalan dengan lancar. Hal ini karena ketersediaan barang yang tepat waktu dan cukup jumlahnya sangatlah penting dalam menjaga kontinuitas operasional hotel. Ia juga harus mampu memperkirakan jumlah barang atau bahan yang dibutuhkan dalam jangka waktu yang pendek dan panjang, agar tidak ada keterlambatan dalam menjaga stok barang. Ketika stok barang menipis, Purchasing Staff harus segera mengambil tindakan untuk memesan dan mengganti stok barang tersebut.
3. Mampu Menjalin Hubungan yang Baik dengan Vendor
Peran penting lain dari Purchasing Staff adalah menjalin hubungan yang baik dengan vendor atau pemasok barang. Dalam teknis pengadaan barang, Purchasing Staff harus mampu membandingkan harga dan kualitas barang yang diperoleh dari berbagai vendor sebelum menentukan vendor mana yang akan dijadikan mitra kerja hotel. Dalam menjalin hubungan baik dengan vendor, Purchasing Staff harus mampu melakukan negosiasi secara profesional, menjaga komunikasi yang baik dengan vendor, dan memastikan barang yang dipesan selalu memenuhi standar kualitas hotel.
4. Memastikan Persediaan Hotel Terpenuhi
Memastikan persediaan hotel terpenuhi menjadi tugas utama Purchasing Staff. Ia harus memastikan semua bahan atau barang yang dibutuhkan dapat tersedia dan cukup jumlahnya, sehingga operasional hotel dapat berjalan lancar dalam jangka waktu yang lama. Purchasing Staff harus memperhitungkan konsumsi, inventarisasi, manajemen persediaan, serta pengadaan barang yang dibutuhkan agar bahan atau barang selalu tersedia dalam jumlah yang cukup.
Dalam mengelola persediaan hotel, Purchasing Staff tidak boleh lengah dan selalu harus memperhatikan semua aspek yang bisa memengaruhi inventory. Dengan begitu, hotel dapat terus berjalan tanpa mengalami kekurangan bahan atau barang yang bisa menghambat operasional hotel. Semua kemudahan dan kenyamanan yang diberikan hotel kepada tamunya juga bergantung pada kemampuan Purchasing Staff dalam mengelola persediaan hotel.
Tips Menigkatkan Kinerja Purchasing Staff pada Departemen Perhotelan
Purchasing staff merupakan bagian penting dalam industri perhotelan. Tugas mereka adalah melakukan pembelian bahan-bahan yang dibutuhkan oleh hotel agar operasional tetap berjalan lancar. Peran mereka sangat vital, mengingat jika ada ketidakcukupan pasokan barang, maka operasional hotel bisa terhambat. Untuk itu, diperlukan tips agar kinerja purchasing staff semakin baik.
1. Membuat Rencana Pembelian
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah membuat rencana pembelian. Dalam rencana tersebut terdapat daftar barang yang akan dibeli, jumlah barang yang dibutuhkan serta waktu pembelian. Dengan membuat rencana pembelian, purchasing staff bisa menghindari pembelian yang bersifat impulsif dan meminimalisir pemborosan.
2. Menjalin Hubungan yang Baik dengan Pemasok
Tips kedua adalah menjalin hubungan yang baik dengan pemasok. Purchasing staff harus berusaha menjaga komunikasi dan kerjasama yang baik dengan pemasok agar mendapatkan pasokan barang yang baik dan tepat waktu. Selain itu, dengan menjalin hubungan yang baik, purchasing staff bisa mendapatkan harga yang lebih murah dari pemasok.
3. Menggunakan Teknologi
Tips ketiga adalah menggunakan teknologi. Dalam era digital seperti sekarang ini, purchasing staff harus memanfaatkan teknologi untuk mempermudah tugas-tugas mereka. Beberapa aplikasi pengelolaan pembelian dapat membantu purchasing staff mengatur stok barang, menghitung jumlah stok, dan memprediksi waktu pembelian.
4. Terlibat dalam Keputusan Budget
Tips keempat adalah purchasing staff harus terlibat dalam keputusan budget. Kerap kali manajemen hotel meminta purchasing staff untuk memberikan rekomendasi serta opini atas anggaran pembelian barang. Sebagai ahli di bidangnya, purchasing staff bisa menentukan prioritas pembelian barang yang paling penting atau mendesak.
5. Melakukan Evaluasi Secara Berkala
Terakhir, purchasing staff perlu melakukan evaluasi secara berkala. Evaluasi yang perlu dilakukan antara lain evaluasi terhadap pemasok, evaluasi pasokan barang, serta evaluasi terhadap sistem pengelolaan pembelian. Evaluasi secara berkala sangat penting dilakukan agar purchasing staff bisa mengevaluasi kinerjanya serta memperbaiki segala kekurangan untuk meningkatkan kinerjanya di masa depan.
Dengan menerapkan tips-tips di atas, purchasing staff pada departemen perhotelan diharapkan mampu meningkatkan kinerjanya. Hal ini akan berdampak positif pada operasional hotel secara keseluruhan.