Pengertian dari Walk In Guest
Walk in guest atau tamu yang datang tanpa reservasi sebelumnya merupakan hal yang wajar terjadi dalam bisnis perhotelan. Bahkan banyak hotel yang menyediakan kamar khusus untuk walk in guest. Namun, sebelum membahas lebih lanjut tentang walk in guest, penting untuk mengetahui apa itu perhotelan.
Perhotelan adalah bisnis yang menyediakan layanan akomodasi dan fasilitas untuk para tamu yang melakukan perjalanan dan mencari tempat untuk bermalam, berkumpul, berkunjung atau melakukan kegiatan bisnis.
Sedangkan walk in guest adalah tamu hotel yang datang tanpa melakukan reservasi sebelumnya. Mereka bisa saja datang karena keadaan darurat atau memiliki rencana liburan yang mendadak. Mereka bisa memilih kamar yang tersedia saat itu juga.
Salah satu kelebihan dari walk in guest adalah fleksibilitas dalam memilih kamar yang tersedia. Pada saat hotel sepi, kemungkinan menemukan kamar kosong yang terbaik lebih besar. Sedangkan jika hotel penuh, kemungkinan mendapatkan kamar paling tidak nyaman lebih tinggi.
Namun, untuk menarik walk in guest, hotel harus memiliki strategi pemasaran yang jitu. Hal ini termasuk membuat penawaran menarik dan menunjukkan nilai tambah yang dimiliki hotel.
Sebagai contoh, memperkenalkan lokasi hotel sebagai tempat yang strategis, dekat dengan pusat perbelanjaan atau tempat wisata. Hal ini mempermudah tamu untuk beraktivitas selama berlibur.
Hal lain yang juga harus diperhatikan adalah pelayanan yang berkualitas. Dalam hal ini, walk in guest tidak boleh diabaikan. Pelayanan yang baik akan memuaskan tamu dan kemungkinan besar membuat tamu tersebut kembali menginap di masa yang akan datang.
Walk in guest juga memberikan peluang untuk hotel dalam meningkatkan pendapatan. Saat hotel memiliki banyak kamar kosong, walk in guest bisa menjadi penyelamat untuk mengisi kamar tersebut dan mendapatkan keuntungan lebih banyak.
Namun, hotel harus tetap memperhatikan kualitas pelayanan terhadap setiap tamu. Jika tidak, walk in guest bisa saja tidak senang dengan pelayanan yang diterima dan memilih untuk tidak kembali menginap di hotel tersebut.
Dalam era teknologi saat ini, sudah banyak aplikasi yang dapat membantu para travel lovers untuk menemukan penginapan. Salah satu aplikasi yang paling populer adalah Traveloka. Aplikasi ini menyediakan berbagai fitur, termasuk pemesanan hotel yang sangat mudah dan cepat. Hanya membutuhkan beberapa klik untuk menentukan pilihan kamar dan membayar.
Namun, bagaimana dengan tamu yang datang langsung ke hotel tanpa menggunakan aplikasi seperti Traveloka? Hotel harus memiliki sistem reservasi yang efektif untuk memudahkan tamu dalam menemukan kamar dan melakukan pembayaran tanpa harus menunggu terlalu lama.
Jadi, itulah pengertian dari walk in guest dan bagaimana hotel harus memperlakukannya. Walk in guest bukanlah hal yang buruk, bahkan bisa menjadi peluang untuk meningkatkan pendapatan hotel. Namun, hotel juga harus memperhatikan kualitas pelayanan terhadap setiap tamu, termasuk walk in guest.
Kelebihan dan Kekurangan Menginap Sebagai Walk In Guest
Walk in guest adalah tamu yang datang ke hotel tanpa melakukan reservasi terlebih dahulu. Biasanya, tamu walk in datang secara tiba-tiba atau dalam situasi darurat. Menginap sebagai walk in guest memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk menginap.
Kelebihan Menginap Sebagai Walk In Guest
1. Tidak Perlu Reservasi Terlebih Dahulu
Kelebihan pertama dari menginap sebagai walk in guest adalah tidak perlu melakukan reservasi terlebih dahulu. Anda tidak perlu repot-repot memikirkan apakah kamar hotel kosong atau tidak, atau harus melakukan reservasi jauh-jauh hari.
2. Harga yang Lebih Terjangkau
Beberapa hotel menawarkan harga yang lebih terjangkau untuk tamu walk in. Hal ini karena hotel ingin mendapatkan pendapatan dari kamar kosong yang tersedia, meskipun dengan harga yang lebih murah.
3. Mengetahui Kondisi Kamar Langsung
Dengan menginap sebagai walk in guest, Anda dapat melihat langsung kondisi kamar yang akan ditempati. Anda bisa mengecek apakah kamar bersih atau tidak, apakah fasilitas kamar sudah lengkap atau belum. Dengan demikian, Anda bisa memastikan bahwa kamar hotel sesuai dengan harapan Anda.
Kekurangan Menginap Sebagai Walk In Guest
1. Risiko Kamar Penuh
Satu-satunya risiko dari menginap sebagai walk in guest adalah jumlah kamar yang tersedia bisa ditinggalkan oleh tamu lain atau terjual habis seluruhnya. Oleh karena itu, Anda harus siap dengan risiko tidak mendapatkan kamar.
2. Tidak Dapat Memilih Kamar yang Diinginkan
Ketika Anda melakukan reservasi terlebih dahulu, biasanya Anda bisa memilih kamar sesuai dengan keinginan, seperti di lantai yang paling tinggi atau dekat dengan lift. Namun sebagai walk in guest, Anda tidak akan bisa memilih kamar yang diinginkan karena kamar yang tersedia sudah ditempati oleh tamu lain.
3. Waktu yang Diperlukan untuk Mencari Kamar
Tindakan walk in guest mungkin memakan waktu lebih lama karena Anda harus mengecek satu per satu hotel untuk mencari kamar yang tersedia. Jika Anda tidak terbiasa menjalankan prosedur ini, Anda bisa kehilangan waktu dan juga terlambat.
Jadi, dengan menginap sebagai walk in guest, Anda bisa mendapatkan keuntungan dari harga kamar yang lebih murah dan keleluasaan untuk memilih kamar hotel ketika datang langsung. Namun, di sisi lain, risiko kamar yang penuh, tidak dapat memilih kamar yang diinginkan, dan waktu yang diperlukan untuk mencari kamar mungkin bisa menjadi kerugian yang harus dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk mencari kamar sebagai walk in guest.
Prosedur Check-In dan Check-Out untuk Walk In Guest
Jika Anda memutuskan untuk memilih walk-in guest sebagai tamu Anda, Anda harus mengikuti prosedur check-in dan check-out yang benar. Berikut adalah beberapa langkah penting yang harus Anda ikuti untuk memastikan pengalaman yang lancar.
1. Proses Check-In untuk Walk In Guest
Selamat datang tamu dengan sopan dan ramah saat mereka memasuki hotel. Anda harus mengkonfirmasi apakah ada kamar yang tersedia untuk tamu dan memberi tahu mereka tentang jenis kamar yang dapat diinapinya.
Jika ada kamar yang tersedia, Anda perlu mengisi formulir check-in dan meminta tamu untuk melengkapi informasi mereka (nama, alamat, nomor telepon, paspor atau KTP, dll.). Pastikan tamu memberikan semua dokumen yang diperlukan dan jangan ragu untuk bertanya jika Anda membutuhkan informasi tambahan atau jika tamu memiliki pertanyaan atau permintaan khusus.
Setelah tamu memberikan informasi yang diperlukan, Anda harus memberikan kunci kamar tamu dan memberi tahu mereka tentang fasilitas hotel dan layanan yang tersedia. Pastikan juga bahwa tamu memahami prosedur check-out dan jam kerja resepsionis dalam hal mereka membutuhkan bantuan atau memiliki pertanyaan pada saat selanjutnya.
2. Proses Check-Out untuk Walk In Guest
Prioritaskan kepuasan tamu saat mereka check-out dengan membuat proses yang lancar dan mudah. Berikan informasi tentang akhir masa inap tamu, dan pastikan bahwa semua tagihan telah dibayar (termasuk fasilitas tambahan seperti makanan atau minuman). Periksa kembali kunci kamar tamu telah dikembalikan, atau jika Anda memilih untuk menggunakan sistem kode masuk, pastikan bahwa kode ini tidak dapat digunakan lagi setelah tamu check-out.
Gunakan kesempatan ini untuk menggali umpan balik tamu tentang pengalaman mereka di hotel Anda. Berikan formulir umpan balik atau kuesioner tentang layanan dan fasilitas hotel Anda yang tamu dapat isi secara sukarela sambil menunggu proses checkout. ini dapat membantu Anda meningkatkan layanan Anda di masa depan atau bahkan menjadi testimonial bagi hotel Anda dari tamu-tamu yang displeased ataupun satisfied.
3. Memahami Aturan Pembayaran
Memahami aturan pembayaran adalah salah satu elemen penting dalam prosedur check-in dan check-out. Berikut adalah hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pembayaran untuk tamu walk in:
- Harga kamar yang benar – pastikan bahwa tamu membayar harga kamar yang benar dan sesuai dengan aturan hotel Anda. Jika tamu meminta harga kamar yang lebih murah, cobalah untuk bernegosiasi atau beri tahu tamu tentang promosi atau penawaran khusus yang tersedia saat itu.
- Tambahan biaya – informasikan tamu tentang tambahan biaya seperti pajak kota atau biaya layanan untuk makanan atau minuman tambahan.
- Metode Pembayaran – sampaikan beberapa opsi pembayaran yang tersedia untuk tamu seperti pembayaran tunai, kartu kredit, atau kartu debit. Terkadang ada juga tamu yang membayar dengan transfer bank secara online atau bahkan cryptocurrency. Pastikan setiap opsi memiliki petunjuk lengkap bagi tamu.
Dalam proses pembayaran, pastikan bahwa tamu memiliki salinan detail transaksi Anda, termasuk rincian biaya dan tanggal perjalanan tamu. Pastikan juga bahwa Anda telah mengonfirmasi apakah biaya tambahan seperti makanan atau minuman dibebankan pada kamar atau dibayar langsung.
Dalam mengelola walk-in guest, jangan lupakan pentingnya menjaga hubungan yang profesional dan ramah. Berikan pengalaman terbaik untuk tamu Anda dengan mengikuti prosedur yang benar serta memberikan informasi yang akurat dan jelas. Di masa depan, tamu tersebut bisa jadi kembali menginap di hotel Anda, atau bahkan memberi referensi bagi orang lain untuk menginap di hotel Anda.
Tips Memilih Akomodasi Ketika Menjadi Walk In Guest
Walk in guest adalah tamu yang datang langsung ke hotel atau akomodasi tanpa melakukan reservasi terlebih dahulu. Jika kamu adalah seorang walk in guest, ada beberapa tips yang dapat membantumu dalam memilih akomodasi yang sesuai dengan kebutuhanmu:
1. Periksa Ketersediaan Kamar
Salah satu hal yang harus kamu lakukan sebelum memilih akomodasi adalah menanyakan ketersediaan kamar kepada pihak hotel. Jangan lupa untuk memberikan informasi mengenai jumlah orang yang akan menginap, sehingga mereka dapat menyarankan kamar yang sesuai dengan kebutuhanmu. Jika tidak ada kamar yang tersedia, mintalah rekomendasi hotel atau akomodasi di sekitar tempat tersebut.
2. Cek Fasilitas yang Tersedia
Sebelum memutuskan untuk menginap di sebuah akomodasi, pastikan untuk mengecek fasilitas yang disediakan. Beberapa fasilitas penting yang harus ada di dalam hotel, seperti air conditioner, televisi, dan wifi. Selain itu, beberapa hotel juga menyediakan layanan seperti kolam renang, gym, spa, dan restoran. Pastikan untuk memilih hotel yang memiliki fasilitas yang sesuai dengan kebutuhanmu.
3. Membandingkan Harga
Saat memilih akomodasi, selalu cek harga yang ditawarkan oleh beberapa hotel atau akomodasi sekitar. Hal ini akan membantumu untuk membandingkan harga dan menemukan harga yang terbaik. Namun, jangan hanya memilih akomodasi karena harganya murah, pastikan juga akomodasi tersebut memiliki fasilitas yang sesuai dengan kebutuhanmu.
4. Perhatikan Lokasi
Selain fasilitas dan harga, lokasi merupakan faktor penting dalam memilih akomodasi. Pastikan untuk memilih akomodasi yang dekat dengan tempat tujuanmu atau yang memiliki akses transportasi yang mudah. Jika kamu tidak ingin terlalu jauh dari pusat keramaian, pastikan juga untuk memilih akomodasi di kawasan yang strategis. Sebaliknya, jika kamu mencari suasana yang tenang dan nyaman, kamu dapat memilih akomodasi yang berlokasi di pinggiran kota atau di perbukitan.
Memilih akomodasi sebagai walk in guest dapat menjadi hal yang menantang, namun dengan melakukan tips di atas, kamu dapat memilih akomodasi yang sesuai dengan kebutuhanmu. Jangan lupa untuk selalu membandingkan harga dan menanyakan ketersediaan kamar sebelum memutuskan untuk menginap di sebuah akomodasi.
Strategi Pemasaran untuk Menarik Lebih Banyak Walk In Guest
Walk-in guest adalah tamu yang datang langsung ke hotel tanpa memesan terlebih dahulu atau tamu yang melakukan reservasi pada hari yang sama. Untuk hotel, walk-in guest adalah segmen pasar yang potensial karena mereka sering datang secara spontan dan tidak terduga, seperti saat mereka membutuhkan tempat untuk menginap dalam waktu dekat atau karena situasi darurat. Meningkatkan jumlah walk-in guest tidak hanya membantu hotel dalam meningkatkan pendapatannya, tetapi juga memperkuat citra hotel sebagai destinasi akomodasi yang dapat diandalkan dan responsif. Berikut adalah beberapa strategi pemasaran untuk menarik lebih banyak walk-in guest.
1. Aktif di Media Sosial
Media sosial saat ini menjadi salah satu platform pemasaran yang paling efektif untuk industri perhotelan. Sebagai hotel, Anda dapat membuat akun media sosial seperti Facebook, Instagram, Twitter atau LinkedIn untuk memperkenalkan hotel kepada lebih banyak orang. Memandang bahwa walk-in guest biasanya spontan dan tidak pernah tahu di mana mereka akan menginap, hotel perlu memastikan bahwa hotel mereka dapat ditemukan atau dilihat oleh calon tamu di seluruh platform media sosial. Postingan media sosial yang menampilkan gambar kamar hotel atau fasilitas yang ditawarkan, promosi diskon, dan kegiatan yang dipromosikan dapat menjadi daya tarik yang cukup besar bagi tamu potensial. Dengan demikian, hotel dapat menambah jumlah kunjungan walk-in guest dan memperkuat brand awareness mereka.
2. Kelola Keberadaan Online Anda
Tidak hanya media sosial, kelola keberadaan online hotel Anda untuk memastikan calon tamu dapat menemukan informasi tentang hotel dengan mudah. Hotel perlu memiliki website yang informatif, responsive, dan user-friendly. Selain itu, pastikan website hotel terhubung dengan platform online travel agent (OTA) terkemuka seperti Agoda, Booking, Traveloka, dan lain-lain. Ini akan memudahkan walk-in guest untuk mendapatkan informasi tentang hotel, reservasi, dan ulasan tamu.
3. Perbaiki Tampilan Dekorasi
Bagi beberapa tamu, tampilan dekorasi merupakan faktor yang penting dalam menentukan pilihan akomodasi. Oleh karena itu, hotel harus memperhatikan tampilan dekorasi dan estetika keseluruhan, yang bisa meningkatkan daya tarik hotel dan membuat tamu ingin menginap lebih lama. Hotel harus didekorasi dengan warna dan tata letak yang menciptakan suasana yang menyenangkan dan nyaman bagi tamu, dan selalu diperbarui secara berkala sesuai dengan tema dan tren terbaru. Ini akan meningkatkan kesan positif tamu dan membuat mereka menjadi lebih tertarik untuk menginap di hotel Anda.
4. Berikan Paket Promo Menarik
Hotel juga dapat memperkuat penawaran mereka dengan memberikan berbagai jenis paket promo menarik yang ditujukan khusus untuk walk-in guest, terutama bagi mereka yang membutuhkan tempat menginap dalam waktu dekat dan mencari harga terjangkau. Misalnya, hotel dapat memberikan diskon khusus untuk tamu yang memesan di hari yang sama, diskon untuk tamu yang memesan melalui aplikasi mobile hotel, atau tambahan fasilitas gratis seperti sarapan atau spa. Paket promo seperti ini tidak hanya dapat menarik tamu walk-in, tetapi juga meningkatkan loyalitas tamu dan mendapatkan ulasan positif di sosial media.
5. Tingkatkan Kualitas Layanan
Akhirnya, kualitas layanan adalah elemen paling penting untuk menarik dan mempertahankan tamu. Hotel harus membuat pengalaman menginap tamu walk-in menjadi tak terlupakan sehingga tamu akan sering kembali menginap pada saat selanjutnya atau rekomendasikan hotel kepada orang lain. Beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain, memastikan bahwa kamar hotel selalu bersih, pelayanan yang ramah dan cepat responsif, serta memberikan kemudahan dan kenyamanan kepada tamu saat mereka sedang menginap.
Dalam rangka untuk menarik lebih banyak walk-in guest, hotel perlu mengetahui teknik dan strategi pemasaran terbaik dan melakukan berbagai perbaikan di setiap aspek yang terkait dengan pengalaman tamu. Dengan menerapkan tips di atas, diharapkan hotel dapat meningkatkan penjualan lebih banyak, mendapatkan tamu setia baru, dan membangun citra hotel yang baik di mata tamu.