Tugas dan Tanggung Jawab Departemen Room Division
Departemen Room Division merupakan salah satu departemen yang sangat penting dalam sebuah hotel. Departemen ini dipimpin oleh seorang Room Division Manager yang bertanggung jawab atas seluruh operasional dalam divisi. Tugas dari departemen ini adalah untuk memastikan kenyamanan dan kepuasan tamu saat menginap di hotel. Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih detail tentang tugas dan tanggung jawab Departemen Room Division.
1. ReservasI Kamar
Tugas utama Departemen Room Division adalah menangani semua reservasi kamar yang masuk ke hotel. Hal ini melibatkan menerima telepon dan email dari tamu yang ingin memesan kamar. Staf di bagian reservasi harus teliti dan sigap dalam memproses pesanan tersebut. Setelah reservasi diterima, staf reservasi harus menghubungi tamu untuk konfirmasi reservasi tersebut. Selain itu, staf juga harus mengatur sistem reservasi dengan baik sehingga tidak terjadi double booking.
Staf reservasi juga harus memahami seluk-beluk harga kamar dan menawarkan penawaran terbaik kepada tamu. Jadi, mereka harus mengetahui tentang semua jenis kamar yang tersedia di hotel, fasilitas yang ada, serta harga yang berlaku.
Setelah tamu tiba di hotel, staf di bagian front office akan mengecek reservasi tamu serta memberikan informasi tentang kamar dan layanan yang tersedia.
2. Check-in dan Check-out Tamu
Setelah tamu tiba di hotel, staf front office akan memproses check-in tamu. Hal ini meliputi mengecek identitas tamu, menyelesaikan pembayaran dan menawarkan informasi tentang fasilitas di hotel. Staf harus ramah dan cepat dalam melayani tamu agar mereka merasa nyaman dan senang.
Selain check-in, staf front office juga harus membantu tamu pada saat check-out. Mereka harus memberikan informasi tentang total biaya yang harus dibayar dan memberikan struk resmi hotel. Staf juga harus memastikan bahwa kunci kamar dikembalikan dan tidak ada fasilitas hotel yang tertinggal di kamar.
3. Housekeeping
Housekeeping adalah bagian dari departemen room division yang bertanggung jawab atas kebersihan dan ketersediaan kamar. Staf housekeeping harus melakukan pembersihan di kamar setelah tamu meninggalkannya. Mereka harus memastikan kamar yang sudah di-clean, sesuai standar kualitas yang diharapkan oleh tamu.
Staf housekeeping juga harus menyiapkan semua perlengkapan tamu yang diperlukan seperti handuk, seprei, dan perlengkapan mandi. Selain itu, mereka juga harus memeriksa semua fasilitas kamar dan melaporkan jika ada masalah yang ditemukan.
4. Bagian Concierge
Bagian concierge merupakan bagian dari departemen Room Division yang bertanggung jawab atas pelayanan khusus yang diberikan kepada tamu hotel. Misalnya, membantu tamu dalam pemesanan taksi atau rekomendasi tempat makan terbaik di sekitar hotel.
Staf concierge juga harus menyediakan informasi yang diperlukan oleh tamu tentang tempat-tempat wisata terdekat dan memberikan rekomendasi mengenai kegiatan apa yang sebaiknya dilakukan. Mereka juga dapat membantu mengatur reservasi untuk tamu ke tempat-tempat tersebut.
Departemen Room Division sangat penting dalam sebuah hotel. Oleh karena itu, personel di bidang ini harus sangat ahli dalam melayani tamu secara profesional dan ramah. Personel di bidang ini juga harus mencintai dan senang bekerja dengan tamu serta selalu siap memberikan layanan terbaik bagi tamu hotel.
Struktur Organisasi Departemen Room Division
Departemen Room Division atau yang lebih dikenal dengan Departemen Kamar adalah salah satu departemen penting dalam industri perhotelan. Departemen ini bertanggung jawab untuk mengelola dan memastikan ketersediaan kamar hotel sesuai dengan permintaan tamu. Struktur organisasi Departemen Room Division biasanya terdiri dari beberapa posisi, antara lain:
1. Manajer Kamar
Manajer Kamar atau yang disebut juga sebagai Executive Housekeeper adalah orang yang bertanggung jawab atas operasional Departemen Kamar secara keseluruhan. Tugas utama dari Manajer Kamar adalah memastikan ketersediaan kamar hotel, mengawasi pekerjaan housekeeper, dan menjaga kebersihan serta kerapihan kamar hotel sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Manajer Kamar juga bertanggung jawab atas pengadaan dan pengelolaan inventaris perlengkapan dan peralatan di dalam kamar hotel.
2. Supervisor Housekeeping
Supervisor Housekeeping merupakan posisi yang berada di bawah Manajer Kamar. Tugas utama dari Supervisor Housekeeping adalah mengawasi kinerja housekeeper, memberikan arahan kepada housekeeper, serta menjaga kualitas kebersihan dan kerapihan kamar hotel. Supervisor Housekeeping juga bertanggung jawab atas pengadaan dan pengelolaan inventaris perlengkapan dan peralatan kebersihan di dalam kamar.
Sebagai Supervisor Housekeeping, seseorang harus memiliki kemampuan untuk mengelola tim dan memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh housekeeper sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh hotel.
3. Housekeeper
Housekeeper adalah orang yang bertanggung jawab untuk membersihkan dan merapikan kamar hotel sesuai dengan standar kebersihan dan kerapihan yang telah ditetapkan. Tugas utama dari housekeeper adalah menyediakan perlengkapan kebersihan di kamar seperti handuk, sabun, dan shampoo. Housekeeper juga harus memastikan ketersediaan inventaris perlengkapan di dalam kamar tercukupi serta melakukan pemeriksaan terhadap kerusakan atau kehilangan inventaris yang ada di dalam kamar.
4. Perawat Kamar
Perawat Kamar atau yang disebut juga dengan Room Attendant adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengurus kebutuhan tamu yang menginap di kamar hotel, seperti membersihkan kamar dan mengganti perlengkapan kebersihan. Tugas utama dari Perawat Kamar adalah memastikan kamar hotel dalam keadaan bersih dan rapi.
Sebagai Perawat Kamar, seseorang harus memahami kebutuhan tamu dan selalu siap membantu tamu dalam keadaan apa pun. Perawat Kamar harus memiliki kemampuan untuk bekerja dengan baik dalam tim dan dapat menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang ditentukan.
5. Laundry Supervisor
Laundry Supervisor atau yang disebut juga sebagai Bagian Pengolahan Linen bertanggung jawab terhadap pengolahan dan pengelolaan kebersihan linen, seperti handuk dan seprai. Tugas utama dari Laundry Supervisor adalah mengawasi kinerja staf laundry, menjaga kualitas hasil cuci dan kebersihan linen, serta mengelola jadwal pengiriman linen ke kamar tamu sesuai dengan permintaan.
Sebagai Laundry Supervisor, seseorang harus memiliki kemampuan untuk memimpin staf laundry, mengelola inventaris linen, dan memastikan bahwa operasional laundry berjalan dengan lancar.
Dari struktur organisasi Departemen Room Division tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa setiap posisi memiliki tanggung jawab dan perannya masing-masing dalam menjalankan operasional Departemen Kamar. Kehadiran Departemen Room Division yang baik dan terstruktur dengan baik dapat memberikan pengalaman menginap yang menyenangkan bagi para tamu dan memastikan kepuasan para pelanggan hotel.
Fungsi dan Aktivitas Departemen Front Office
Departemen Front Office atau yang sering disebut dengan Room Division Departemen merupakan departemen yang bertanggung jawab atas pelayanan tamu di hotel. Departemen ini memiliki fungsi utama untuk menerima tamu, memberikan informasi mengenai hotel, memfasilitasi kegiatan tamu, serta melakukan pendaftaran tamu yang akan menginap.
Departemen Front Office terdiri dari beberapa subdivisi yang masing-masing mempunyai tugas dan tanggung jawabnya sendiri. Berikut adalah aktivitas yang dilakukan oleh Front Office :
1. Bell Service
Departemen Bell Service adalah suatu unit yang merupakan ujung tombak dari Departemen Front Office. Bellman atau porter merupakan staf yang bekerja di Departemen Bell Service yang bertanggung jawab dalam hal membantu tamu untuk memindahkan barang bawaannya kepada tamu saat tamu check in atau check out dari hotel. Porter juga membantu tamu yang ingin load barangnya ke kendaraan yang akan digunakan.
2. Concierge
Departemen Concierge bertanggung jawab atas memberikan informasi mengenai atraksi, tempat wisata, restoran, pertunjukan yang ada di sekitar Hotel, dan menyediakan layanan transportasi kepada tamu. Concierge juga membantu tamu yang ingin memesan tiket pertunjukan atau konser.
3. Front Desk
Front Desk merupakan tempat dimana tamu melakukan check-in, check-out, pendaftaran tamu baru, memberikan kunci kamar dan penyerahan kartu kunci. Front Desk juga menjadi tempat tamu meminta berbagai informasi terkait hotel. Petugas Front Desk harus mampu memberikan informasi dengan jelas dan ramah.
Selain itu, Front Desk menangani pembayaran tamu dan mengecek kembali kamar yang telah dipesan tamu. Petugas Front Desk harus mampu mengoperasikan sistem informasi yang ada untuk memproses data tamu atau untuk memverifikasi reservasi kamar.
4. Reservation
Departemen Reservation bertanggung jawab atas semua atribut dan fungsi yang terkait dengan reservasi kamar tamu. Departemen ini menerima dan memproses permintaan pemesanan kamar dari tamu, dan memastikan tamu mendapatkan kamar sesuai dengan permintaannya. Petugas Reservation juga harus memverifikasi ketersediaan kamar pada waktu yang diminta tamu serta memastikan tarif sesuai dengan kebijakan tarif yang diberikan hotel.
Setelah konfirmasi pemesanan secara resmi oleh tamu, petugas Reservation akan mencetak voucher, yang akan digunakan pada saat tamu check-in ke hotel.
5. Telephone
Telephone operator bertanggung jawab atas semua panggilan yang masuk dan keluar dari hotel. Telephone operator menerima semua panggilan ke hotel dan mengalihkan panggilan sesuai keinginan tamu. Selain itu, telephone operator juga bertugas memberikan informasi umum tentang hotel, mulai dari tarif kamar, restoran, sampai pada hal-hal kecil seperti ketersediaan fasilitas atau layanan yang tersedia di hotel.
Telephone operator harus dapat mengoperasikan komputer hotel, yang sering dipakai untuk mempertahankan data tamu dan membuat tagihan telepon. Selain itu, telephone operator juga harus dapat mengecek seluruh peralatan telepon, agar dapat bekerja dengan baik dan menawarkan layanan bermanfaat kepada tamu.
Fungsi dan Aktivitas Departemen Housekeeping
Departemen Housekeeping merupakan salah satu departemen penting yang ada di sebuah hotel. Fungsi utama departemen ini adalah untuk menjaga kebersihan dan kenyamanan tamu di dalam kamar hotel. Selama masa menginap, kamar menjadi rumah kedua bagi tamu, oleh karena itu kebersihan dan kenyamanan kamar merupakan faktor penting yang mempengaruhi kepuasan tamu. Berikut ini adalah beberapa aktivitas departemen housekeeping dalam menjalankan fungsinya:
1. Kebersihan Kamar Hotel
Kebersihan kamar hotel adalah salah satu hal yang sangat penting dalam menyediakan akomodasi yang nyaman bagi tamu. Housekeeping harus terus memastikan bahwa kamar selalu dalam keadaan bersih dan rapi, serta terhindar dari bau tidak sedap. Seluruh furnitur dalam kamar seperti tempat tidur, meja, kursi, dan lemari harus dibersihkan setiap hari, dan seluruh permukaan kamar harus selalu dalam keadaan bersih dan bebas debu.
2. Pergantian Linen
Selain kebersihan kamar, housekeeping juga bertanggung jawab atas pergantian linen di kamar hotel. Linen meliputi seprai, selimut, bantal, handuk, dan perlengkapan mandi lainnya. Pergantian linen harus dilakukan setiap kali tamu meninggalkan kamar atau minimal dua kali dalam seminggu selama masa menginap. Hal ini sangat penting untuk menjaga kebersihan dan kenyamanan tamu dalam kamar.
3. Laundry
Housekeeping juga bertanggung jawab atas seluruh kegiatan laundry di hotel. Ini termasuk mencuci, menyetrika, dan melipat linen yang digunakan oleh tamu. Proses laundry harus dilakukan dengan hati-hati dan menggunakan bahan pembersih yang aman agar tidak merusak linen. Selain itu, housekeeping juga harus memastikan bahwa linen selalu dalam keadaan cukup dan siap digunakan oleh tamu yang membutuhkan.
4. Pemeliharaan Kamar
Selain menjaga kebersihan kamar, housekeeping juga harus melakukan pemeliharaan kamar secara berkala. Hal ini termasuk perawatan furnitur dan perlengkapan dalam kamar seperti lampu, AC, televisi, dan telepon. Seluruh peralatan harus dicek dan diperbaiki jika diperlukan untuk memastikan bahwa tamu dapat menggunakan semua fasilitas hotel dengan nyaman. Selain itu, housekeeping juga harus memastikan bahwa semua kamar hotel terlihat menarik dan membuat tamu merasa nyaman selama menginap.
Dari empat aktivitas di atas, dapat dipahami bahwa housekeeping merupakan departemen yang sangat penting untuk menjaga kualitas layanan di sebuah hotel. Dengan menjaga kebersihan kamar yang baik, tamu akan merasa nyaman dan puas selama masa menginap mereka. Oleh karena itu, housekeeping harus menjalankan fungsi dan aktivitasnya dengan maksimal untuk mendukung kepuasan tamu dan meningkatkan citra hotel di mata para pelanggannya.
Fungsi dan Aktivitas Departemen Maintenance
Departemen Maintenance dalam hotel bertanggung jawab dalam menjaga agar seluruh fasilitas hotel tetap berfungsi dengan baik dan memuaskan tamu hotel. Baik itu dalam hal perawatan, perbaikan, atau penggantian fasilitas yang sudah rusak. Departemen ini juga berfungsi untuk menjaga kualitas kamar hotel serta untuk menentukan operasional hotel yang smooth, aman, dan harapan tamu terpenuhi. Hotel yang memiliki departemen Maintenance yang baik akan membuat para tamu merasa aman dan nyaman selama menginap di hotel, sehingga memberikan pengalaman yang lebih baik bagi para tamu hotel tersebut.
Aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh departemen Maintenance meliputi:
1. Perawatan Peralatan dan Fasilitas Hotel
Departemen maintenance bertanggung jawab dalam melakukan perawatan secara rutin terhadap fasilitas dan peralatan di seluruh area hotel, mulai dari kamar tamu hingga area publik seperti restoran, kolam renang, atau spa. Beberapa peralatan yang harus dijaga kualitasnya antara lain AC, kulkas, lampu, dan TV. Perawatan rutin ini harus tetap dilakukan agar tamu selalu merasa nyaman.
2. Perbaikan dan Penggantian Peralatan
Jika ada peralatan atau fasilitas hotel yang rusak, maka departemen maintenance harus segera melakukan perbaikan atau penggantian. Tujuannya agar fasilitas tersebut tetap berfungsi dengan baik dan tidak mempengaruhi kenyamanan tamu selama menginap di hotel. Departemen Maintenance juga menentukan apakah suatu fasilitas harus diganti atau diperbaiki terlebih dahulu tergantung dari kondisi fasilitas tersebut.
3. Kebersihan Kamar
Departemen maintenance juga bertanggung jawab untuk memastikan kamar hotel selalu bersih dan rapi. Mereka harus memeriksa kamar secara rutin dan melakukan perawatan seperti membersihkan kamar mandi, mengganti sprei dan handuk, hingga membersihkan karpet. Kebersihan kamar hotel juga bisa mempengaruhi tingkat kepuasan tamu, oleh karena itu departemen maintenance harus betul-betul menjaga agar tingkat kebersihan kamar tetap terjaga.
4. Pengadaan Peralatan Baru
Departemen maintenance juga melakukan pengadaan peralatan baru sesuai dengan kebutuhan hotel. Hal ini dilakukan terutama ketika ada fasilitas atau peralatan yang sudah dipastikan tidak bisa diperbaiki lagi atau sudah kurang memenuhi harapan tamu. Departemen ini akan mencari peralatan baru, mulai dari merencanakan, menawar harga, hingga membeli produk yang sesuai kualitas dan kebutuhan.
5. Menerapkan Standar Kualitas Hotel yang Diatur
Departemen maintenance juga bertanggung jawab untuk memastikan hotel tetap sesuai dengan standar kualitas yang diatur. Standar ini mencakup aspek keselamatan, kesehatan, dan kemewahan. Departemen ini harus memastikan bahwa semua fasilitas tetap berfungsi dengan optimal, serta memuaskan standar kualitas yang sudah ditetapkan. Tim maintenance juga harus memastikan bahwa dalam melakukan perbaikan atau perawatan semua harus sesuai dengan standard safety dan quality yang sudah disetujui.
Departemen Maintenance memainkan peran penting dalam menjaga kondisi hotel yang baik dan tetap memuaskan tamu. Dalam menjalankan aktivitas, departemen Maintenance harus bekerja sama dengan departemen lainnya, seperti housekeeping, front office, dan food and beverage. Dalam hal ini, tim tersebut harus komunikatif, kooperatif, serta Solid dalam bertugas untuk mendapatkan hasil terbaik. Semua tim yang ada di hotel harus saling support dan menjaga fasilitas hotel dengan terus memperbaiki dan merawat fasilitas hotel yang ada. Tujuan akhirnya adalah menciptakan pengalaman hotel yang menyenangkan bagi tamu dan membuat mereka ingin menginap di hotel yang sama di masa depan.
