Pengertian DND pada Industri Perhotelan
DND atau Do Not Disturb pada industri perhotelan adalah salah satu ketentuan atau permintaan dari tamu agar kamar yang mereka tempati tidak dilayani atau dijamah oleh staf perhotelan. Permintaan ini dapat dilakukan dengan cara menempelkan tanda di luar kamar hotel yang bertuliskan “Do Not Disturb” atau menggunakan tombol DND pada telepon yang tersedia di dalam kamar. Biasanya, tamu yang melakukan permintaan DND ingin tetap merasa tenang dan aman saat berada di dalam kamar, baik untuk tidur, bekerja atau bersantai tanpa diganggu oleh staf hotel, seperti housekeeping atau bellman.
Secara umum, permintaan DND dihormati oleh staf hotel agar tamu merasa nyaman dan privasinya terjaga. Namun di sisi lain, pengaturan jadwal layanan kamar juga harus diperhatikan agar tidak mengganggu jadwal tamu atau menyebabkan ketidaknyamanan lainnya. Oleh karena itu, hotel sebaiknya memiliki prosedur khusus dalam menangani kamar yang sedang dalam status DND. Berikut ini adalah beberapa prosedur yang biasanya dilakukan oleh staf hotel dalam menangani kamar DND:
Sistem Komunikasi
Sebelum memasuki kamar hotel yang sedang dalam status DND, staf hotel harus memastikan terlebih dahulu apakah tamu benar-benar tidak ingin dilayani. Dalam hal ini, staf hotel dapat mencoba menghubungi tamu melalui telepon kamar atau interkom yang disediakan. Dengan sistem ini, tamu dapat memberikan persetujuan atau menolak layanan yang ditawarkan oleh staf hotel.
Selain itu, hotel juga dapat menggunakan sistem aplikasi mobile yang dapat dipasang di smartphone atau tablet staf hotel. Dalam sistem ini, staf perhotelan dapat melihat permintaan DND yang telah dilakukan oleh tamu, serta memperbaharui status kamar apabila tamu sudah meninggalkan kamar atau mengubah permintaannya.
Jadwal Layanan Kamar
Untuk menghindari ketidaknyamanan pada tamu, hotel sebaiknya memiliki jadwal layanan kamar yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan permintaan tamu. Ketika tamu memberikan permintaan DND, jadwal layanan kamar harus segera diubah, dan layanan kamar baru dapat dilakukan pada jadwal yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
Jadwal layanan kamar yang fleksibel dapat membantu staf perhotelan untuk menyesuaikan jadwal pembersihan, pergantian linen dan perawatan fasilitas kamar lainnya. Selain itu, ketika tamu meninggalkan kamar untuk beberapa jam, staf hotel dapat memanfaatkan waktu tersebut untuk memberikan layanan kamar yang diperlukan, seperti pergantian linen atau membersihkan kamar dari debu dan kotoran.
Berikan Pesan Kepada Tamu
Ketika staf hotel menemukan kamar yang sedang dalam status DND, sebaiknya mereka memberikan pesan kepada tamu melalui kartu pesan atau melalui sistem komunikasi yang telah disebutkan sebelumnya. Pesan tersebut dapat berisi pertanyaan apakah tamu masih ingin menempati kamar tersebut atau sudah meninggalkannya, atau mungkin informasi perihal jadwal penanganan kamar selanjutnya.
Dengan memberikan pesan secara teratur kepada tamu, staf hotel dapat memastikan bahwa tamu merasa diperhatikan dan tenang, serta terhindar dari kesalahpahaman yang mungkin terjadi ketika kamar hotel sedang dalam status DND.
Pemantauan Kesehatan Tamu
Dalam kondisi yang ekstrem, seperti saat tamu mengalami masalah kesehatan yang memerlukan penanganan darurat, staf hotel harus mengambil langkah cepat dan kontak dengan tim medis atau operator darurat. Dalam hal ini, staf hotel akan mempertimbangkan permintaan DND tamu dan akan berusaha memberikan penanganan terbaik yang diperlukan.
Dalam rangka menjaga kenyamanan dan privasi tamu, maka penanganan kamar DND sangatlah penting bagi hotel. Dengan memiliki sistem komunikasi, jadwal layanan yang fleksibel, memberikan pesan yang tepat kepada tamu, serta pemantauan kesehatan tamu, hotel dapat memberikan layanan yang berkualitas kepada tamu, tetapi tetap menjaga privasi serta kenyamanan mereka.
Prosedur dan Kebijakan Umum Terkait Kamar DND
Sebagai hotel yang peduli akan kenyamanan dan keamanan tamu, kami menghadirkan layanan kamar DND atau Do Not Disturb. Kebijakan ini adalah untuk memberikan privasi dan ketenangan bagi tamu yang ingin bersantai atau bekerja di dalam kamar tanpa adanya gangguan dari housekeeping. Kendati demikian, kami juga memiliki prosedur yang harus diikuti oleh tamu, housekeeping, dan manajemen untuk menjaga keamanan dan kenyamanan selama masa penginapan. Berikut adalah beberapa prosedur dan kebijakan terkait kamar DND yang harus dipatuhi oleh semua pihak:
Prosedur untuk Tamu
Saat tamu memesan kamar di hotel kami, kami menjelaskan tentang layanan kamar DND dan memberikan informasi tentang prosedur yang harus diikuti. Tamu harus mengaktifkan DND pada pintu atau telepon agar housekeeping mengetahui bahwa tamu ingin bersantai atau bekerja tanpa gangguan. Namun, tamu tetap diharapkan untuk mengikuti beberapa aturan, sebagai berikut:
- Pastikan bahwa kamar dan semua perlengkapan dalam kondisi baik sebelum mengaktifkan kamar DND. Jika tamu memerlukan sesuatu seperti handuk tambahan atau perbaikan, sebaiknya melapor terlebih dahulu ke resepsionis atau housekeeping sebelum mengaktifkan kamar DND
- Jangan mengaktifkan kamar DND selama lebih dari 24 jam untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, seperti pencurian atau kecelakaan
- Jika tamu mengaktifkan kamar DND tetapi ingin pelayanan housekeeping setelah sebelumnya tidak menginginkannya, sebaiknya memberitahukan hal tersebut ke housekeeping di luar kamar atau langsung ke resepsionis, agar housekeeping bisa memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan tamu
Prosedur untuk Housekeeping
Meskipun tamu telah mengaktifkan kamar DND, housekeeping tetap memiliki tanggung jawab untuk memastikan keamanan dan kesehatan tamu yang menginap. Housekeeping juga harus membuat catatan setiap hari jika tamu tetap memesan layanan makanan atau minuman, dengan menempelkan kupon pemesanan pada pintu kamar atau melalui telepon. Berikut adalah prosedur untuk housekeeping yang harus diikuti:
- Housekeeping harus mencoba menghubungi tamu setelah 24 jam mengaktifkan kamar DND untuk memastikan keadaan tamu dan kondisi kamar
- Housekeeping harus menghubungi resepsionis atau manajemen jika tidak mendapatkan tanggapan dari tamu setelah beberapa kali mencoba menghubungi
- Housekeeping tidak boleh memasuki kamar DND tanpa izin dari tamu, kecuali ada urgensi untuk menjamin kesehatan, keselamatan, atau keamanan tamu
Prosedur untuk Manajemen
Manajemen bertanggung jawab untuk memastikan kebijakan dan prosedur kamar DND selalu diikuti oleh tamu dan housekeeping untuk selalu terjaminnya kenyamanan dan keamanan selama masa penginapan. Manajemen bertugas monitor metode operational untuk memastikan layanan kebijakan yang berjalan dengan semestinya. Berikut adalah beberapa prosedur untuk manajemen:
- Manajemen harus memastikan bahwa prosedur kamar DND disertakan pada buku panduan tamu dan dijelaskan oleh staf saat tamu melakukan check-in
- Manajemen harus menyediakan pelatihan reguler untuk housekeeping dan staf terkait lainnya tentang cara menangani tamu yang mengaktifkan kamar DND
- Manajemen harus melakukan inspeksi rutin pada kamar yang sedang menggunakan kamar DND untuk memastikan keselamatan dan kenyamanan bagi tamu
Dalam menjalankan kebijakan kamar DND, kami berharap semua pihak dapat saling bekerja sama untuk menciptakan pengalaman yang menyenangkan dan aman selama masa penginapan di hotel kami.
Tindakan Front Desk saat Menemukan Kamar DND
Kamar DND atau “Do Not Disturb” biasanya digunakan oleh tamu hotel untuk melarang staf hotel membuka atau membersihkan kamar pada waktu tertentu. Meskipun hotel sangat menghormati keinginan tamu, tetapi keamanan dan kenyamanan sewaktu menginap juga menjadi prioritas. Oleh karena itu, hotel perlu menerapkan suatu prosedur penanganan kamar DND.
1. Mencatat Waktu
Jika tamu memberikan permintaan untuk tidak diganggu dalam jangka waktu tertentu, pihak front desk perlu mencatat waktu yang dimaksud. Hal ini berguna untuk memastikan bahwa waktu yang dimaksud telah berakhir, sehingga staf hotel dapat melakukan pemeliharaan dan kebersihan kamar. Front desk juga harus memperingatkan tamu bahwa setiap permintaan kamar DND harus dikaji ulang setiap 24 jam untuk keamanan dan kebersihan.
2. Menyelesaikan Tugas Penting
Jika staf hotel menemukan kamar DND ketika ada tugas penting yang perlu dilakukan (seperti memperbaiki kerusakan, mengganti perlengkapan, atau mencegah bahaya), staf hotel harus memberitahu tamu dan meminta izin untuk masuk. Pihak front desk perlu menjelaskan bahwa tindakan tersebut dilakukan demi kepentingan tamu dan hotel. Staf hotel juga perlu mencatat permintaan tamu serta nama dan waktu masuk ke dalam kamar.
3. Memeriksa Kondisi Kamar
Ketika staf hotel menemukan kamar DND dalam waktu yang lama (lebih dari 24 jam), pihak front desk perlu melakukan beberapa tindakan. Pertama, pihak front desk harus menghubungi tamu secara langsung atau melalui petugas keamanan (jika tamu tidak tersedia). Kedua, staf hotel perlu memverifikasi apakah tamu masih berada di dalam kamar atau tidak. Hal ini berguna untuk mencegah risiko keamanan dan keselamatan. Jika tamu tidak tersedia dan kamar DND ditemukan selama periode yang lama, staf hotel perlu memeriksa kondisi kamar, seperti pembusukan makanan, kebocoran air, dan masalah kebersihan. Jangan lupa mencatat kondisi kamar dan semua tindakan yang sudah dilakukan di dalam sistem hotel untuk mendokumentasikan kejadian tersebut.
4. Menghormati Privasi Tamu
Terakhir, pihak front desk harus tetap menghormati privasi tamu. Jangan melanggar privasi tamu dengan hanya sekedar ingin mengetahui alasannya memilih kamar DND. Namun, jika tamu memberikan informasi tentang alasan mereka memilih kamar DND, pihak hotel seharusnya mencatatnya sebagai kritikan atau saran untuk perbaikan layanan hotel.
Dalam rangka menjaga keamanan dan kenyamanan tamu, prosedur penanganan kamar DND sangat penting di hotel. Pihak front desk harus memastikan bahwa setiap permintaan tamu terkait DND direspon secepat mungkin dan dengan tetap memperhatikan privasi tamu.
Cara Mengatasi Kamar DND yang Ditinggalkan Tamu
Saat bepergian, baik untuk bisnis atau liburan, tamu hotel seringnya memilih untuk memiliki sedikit privasi dan kenyamanan. Salah satu fitur yang tersedia di hotel adalah layanan perawatan kamar berupa Do Not Disturb (DND) atau jangan ganggu. Fitur ini memberikan tamu kemampuan untuk tidak terganggu di kamar mereka dalam waktu tertentu. Namun, bagaimana jika tamu telah meninggalkan kamar mereka dalam kondisi DND atau tidak membuka pintu ketika housekeeping datang? Berikut ini adalah beberapa prosedur untuk mengatasi kamar DND yang ditinggalkan tamu.
1. Berkomunikasi dengan Tamu
Sebelum mengambil tindakan apa pun terhadap tamu hotel yang DND, tanyakan apakah mereka masih membutuhkan privasi tambahan. Mungkin ada alasan khusus mengapa mereka tidak ingin terganggu. Tanyakan apakah mereka membutuhkan tambahan handuk atau toilet kertas atau apa pun yang mungkin dibutuhkan. Jika Anda tidak dapat berkomunikasi langsung dengan tamu, hubungi nomor kontak yang terdaftar di kunci kamar mereka.
2. Tunggu Waktu yang Ditetapkan
Jika tamu telah memilih DND, Anda harus menghormati keinginan mereka untuk privasi. Tunggu sampai waktu yang ditetapkan berakhir. Ini biasanya antara 24 hingga 72 jam tergantung pada kebijakan hotel. Jangan memasuki kamar atau menyentuh barang pribadi mereka sampai waktu yang ditetapkan berakhir.
3. Lakukan Check Up Rutin
Meskipun tamu tidak ingin terganggu, itu tidak berarti kamar tidak perlu dirawat. Rumah tangga perlu rutin memeriksa kondisi kamar DND untuk memastikan masalah kebersihan dan perawatan segera ditangani dalam jangka waktu yang tepat. Periksa area sekitar pintu masuk, seperti koridor dan teras, gunakan telepon atau mengirim pesan untuk memastikan tamu baik-baik saja dan memeriksakan kamar setiap dua hari. Pastikan untuk tidak mengganggu sangat sempurna untuk memberikan privasi pada tamu Anda.
4. Gunakan Kunci Master
Jika tamu meninggalkan kamar mereka dalam kondisi DND untuk waktu yang lama, rumah tangga harus menggunakan kunci master untuk masuk ke dalam kamar. Ini harus menjadi tindakan terakhir dan hanya dilakukan jika ada kebutuhan khusus. Selalu ingat untuk melaporkan situasi kepada tamu, dan pastikan mereka mengetahui bahwa Anda pernah menggunakan kunci master untuk memasuki kamar mereka.
Jangan lupa bahwa privasi dan keamanan tamu sangat penting dalam mengoperasikan hotel. Oleh karena itu, penting bagi rumah tangga untuk selalu mengingat kebijakan tentang kamar DND dan selalu memastikan bahwa privasi dan keamanan tamu dijaga secara maksimal.
Penanganan Kamar DND untuk Housekeeping dan Teknisi Perhotelan
Kamar DND atau Do Not Disturb dalam bahasa Inggris merupakan permintaan dari tamu hotel yang menginginkan agar mereka tidak terganggu selama menginap. Namun, bagaimana jika Housekeeping atau teknisi perhotelan harus melakukan tugas penting di dalam kamar tersebut? Berikut adalah prosedur penanganan kamar DND untuk housekeeping dan teknisi perhotelan.
1. Housekeeping
Bagi Housekeeping, penanganan kamar DND harus dilakukan dengan hati-hati dan memperhatikan privasi tamu. Ketika menemukan kamar dengan status DND, housekeeping harus menunggu sampai tamu mengubah status kamar menjadi AVAILABLE. Jika tamu berada di dalam kamar dan meminta untuk membersihkan kamar, housekeeping dapat meminta tamu untuk meninggalkan kamar terlebih dahulu atau mengalihkan fokus pembersihan pada area luar kamar seperti lobi atau area umum lainnya.
2. Teknisi Perhotelan
Beda halnya dengan housekeeping, teknisi perhotelan lebih sering mendapatkan permintaan untuk memasuki kamar DND. Alasan permintaan teknisi perhotelan berkaitan dengan kerusakan atau masalah yang harus segera ditangani seperti kerusakan listrik, AC, atau saluran air. Tidak seperti housekeeping, teknisi perhotelan harus masuk ke dalam kamar dan menyelesaikan tugasnya. Saat melakukannya, sebaiknya teknisi perhotelan bekerja dengan cepat dan efisien agar tidak mengganggu privasi tamu.
3. Protokol Keselamatan
Tidak hanya memprioritaskan privasi tamu, housekeeping dan teknisi perhotelan juga harus mematuhi protokol keselamatan. Saat menangani kamar DND, housekeeping dan teknisi perhotelan harus menggunakan masker, sarung tangan, dan pakaian pelindung lainnya untuk mengurangi risiko penyebaran virus atau bakteri. Sebelum memasuki kamar, sebaiknya mereka juga memberi tahu tamu agar menutup mulut dan hidung saat housekeeping atau teknisi perhotelan sedang bekerja di dalam kamar.
4. Komunikasi
Agar tetap menghargai privasi tamu, housekeeping dan teknisi perhotelan sebaiknya mengkomunikasikan dengan baik dengan tamu terlebih dahulu. Sebelum melakukan tugas, Housekeeping dan teknisi perhotelan harus memberi tahu tujuan dan alasan mereka masuk kamar. Sebelum memasuki kamar, sebaiknya mereka juga memberi tahu tamu agar menutup mulut dan hidung saat Housekeeping atau teknisi perhotelan sedang bekerja di dalam kamar.
5. Penanganan Kamar DND yang Lama
Terkadang, tamu hotel meminta untuk tidak berurusan dengan Housekeeping selama berhari-hari, bahkan selama seminggu. Hal ini dapat menyebabkan kotoran, bau tidak sedap, dan memicu pengembangbiakan serangga di dalam kamar yang membahayakan kesehatan tamu. Oleh karena itu, pihak hotel harus mengambil tindakan cepat dan tepat dalam menangani kamar DND yang lama.
Prosedur penanganan kamar DND yang lama harus melibatkan teknisi perhotelan dan housekeeping. Teknisi perhotelan harus memeriksa kondisi ruangan dan memastikan bahwa semua peralatan kamar hotel berfungsi dengan baik. Jika ada kerusakan atau masalah, teknisi perhotelan harus segera menanganinya. Setelah teknisi perhotelan selesai, giliran housekeeping untuk membersihkan dan merapikan kamar. Housekeeping juga harus mengevaluasi kondisi kamar dan melaporkan keadaan kamar lama kepada pimpinan hotel.
Bagi tamu yang meminta untuk tidak ingin dibersihkan kamar saat menginap, Hotel sebaiknya mencari jalan lain untuk memastikan kebersihan kamar dan kesehatan tamu seperti memberikan peralatan kebersihan tambahan pada tamu atau melakukan penyemprotan insektisida.