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    工程文件管理制度

            1 目的

            1.1规范本工程施工期间工程文件的管理,是保证参建各方信息交流渠道畅通;使工程建设活动协调、有序、连续进行的必要措施。

            1.2 本规定将为实现工程档案的形成与项目建设进程同步创造条件,从而保证工程结束时工程档案能在规定的时间内顺利移交。

            2 适用范围

            2.1本规定适用于本工程所有参建单位产生的工程文件。

            2.2 本规定服从于建设单位已有的类似管理制度或规定。

            3 职责

            3.1各参建单位的技术负责人应直接领导本单位的工程文件管理工作,应设立专职管理岗位,并根据本规定制定相应的内部管理制度。

            3.2项目监理部负责监督检查各承包商执行本规定的情况,不符合本规定的工程文件应不准其传递,并令其改正。

            3.3 为了使各参建单位的工程档案形成与工程建设实施同步进行,建设单位应尽早向各参建单位下达文件整编、组卷、移交的具体要求。

            4 管理要求

            4.1 工程文件的产生

            4.1.1施工期间参建各方需要发出工程文件时,必须遵守经业主批准由项目监理部颁发的本工程各项现场管理制度,要经过单位内部的审批、签字、盖章过程;要使用规定的表式。

            4.1.2 工程文件一律采用A4纸用激光打印机打印,印迹必须清晰,需要手写的部分(如审查意见、回复意见等)应使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹应工整;图样应清晰,严禁使用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水书写。

            4.1.3 文字类文件(如施工组织设计、施工方案等),正文文字采用小4号宋体字;标题采用3号宋体字;使用1.5倍行距。

            4.1.4 表格类文件使用的规定表式必须印制或打印,不能复印。表中各栏的内容尽可能使用计算机打印,手工填写时字迹必须工整。表中没有内容的空白栏应划斜线“/”予以填充。

            表格标题使用3号字体,表内文字采用5号字体,使用1.5倍行距。

            4.1.5 需要在文件上签字时应使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水,并且应写明日期;日期应包括年、月、日;年份必须是四位数。有单位盖章栏目的文件必须加盖红色单位公章,印迹必须清晰。

            4.1.6 文件打印时要注意摆正版心。横排版心与打印纸的边距为:25mm(上)、15mm(下)、20mm(左和右);竖排版心与打印纸的边距为:25mm(上)、20mm(下)、25mm(左)、15mm(右)。

            4.1.7工程文件的内容应当简捷明了,有追溯性内容时应交待明白追溯关系;有附件时主文件中应注明附件的份数和每份的页数;如有附图则其幅面应采用合适的标准图幅。

            4.1.8 施工单位在按照验评规程规定的格式填写检验批质量验收记录(土建)或检验批施工质量验收表(安装)的自检结果时,应遵守以下规定:

            4.1.8.1 对有复验的材料或构配件,应写明复验报告编号;

            4.1.8.2 对定量项目应直接填写检验的数据;

            4.1.8.3 对定性项目可根据实际情况填写“符合要求”或“抽样检验合格”。

            4.1.8.4 土建专业有混凝土、砂浆强度等级的检验批,按规定制取试件后,可填写试件编号。

            4.2 文件的标识

            4.2.1各参建单位发出的正式工程文件都必须编号,文件编号统一规定放在文件的右上角。没有标注编号的文件,接收单位可以按非正式文件对待。

            4.2.2本工程采用四段代码制工程文件编号方法,其结构形式为:

        

                                                    同类文件流水号

     

                                                    文件类型编号

     

                                                    单位工程编号

     

                                                    专业编号

     

                                                     机组编号

     

                                                     发文单位编号

       

            各段代码的属性如下:

            □□□□:发文单位代字。由四位汉语拼音字母组成,例如“HNRJ”代表河南二建公司;“HBDJ”代表湖北电建二公司等等。各参建单位的代字由项目监理部与参建单位协商确定,必要时可增加或减少字母个数。

            ★:机组编号,为一个阿拉伯数字。本工程只能出现“3”(3号机组)、“4”(4号机组)或“0”(公共系统、区域或其它工程事务)。

            △:专业标志。此规定:

            • 锅炉专业(含输煤、除灰)标志为“L”;

            • 汽机专业标志为“Q”;

            • 电气专业标志为“D”;

            • 热控专业标志为“K”;

            • 水处理及制氢装置专业标志为“S”;

            • 管道安装专业标志为“G”;

            • 焊接专业标志为“H”;

            • 加工配置专业标志为“J”;

            • 其它类或综合类文件标志为“Z”。

            土建专业由于其单位工程编号需要占用三个代码位,因此其专业标志为“0”或者“1”。

            ▲▲:单位工程编号,为两位阿拉伯数字。必须与本单位根据《电力建设施工质量验收及评定规程 第一部分:建筑工程》(DL/T 5210.1—2005)、《电力建设施工质量验收及评价规程》(DL/T 5210.2~8—2009)和《电气装置安装工程质量检验及评定规程》(DL/T 5161.1~5161.17—2002)编制的施工质量检验项目划分表中的单位工程编号一致。不涉及某一个单位工程,或者涉及多个单位工程时,单位工程编号可标注为“00”。

            ◇◇◇:文件类型代字,由三位阿拉伯数字组成。此规定:

            代字

             所代表的文件类型

             001

              施工质量检验项目划分报审表

             002

              施工组织设计报审表

             003

              单位(分部)工程施工组织设计/专业/重大施工方案报审表

             004

              施工方案/作业指导书报审表

             005

              单位(分部、分项)工程开工报审表

             006

              工程质量报验单

             007

              隐蔽工程质量报验单

             008

              施工图会审纪要

             009

              设计技术联系单

             010

              设计变更通知单

             011

              变更设计核定单

             012

              工程联系单 

             013

              整改报验单

             014

              监理通知单回复单

             015

              复工申请单

             016

              主要设备开箱申请表

             017

              设备缺陷通知单

             018

              设备材料缺陷处理报验表 

             019

              主要材料及构(配)件供货商资质报审表

             020

              主要工程材料报审表

             021

              甲供材料采购申请单

             022

              工程控制网测量报验单

             023

              单位工程测量报审表

             024

              工程施工测量记录报审表

             025

              施工测量成果报验申请表

             026

              沉降观测记录

             027

              特殊工种人员资质报审表

             028

              安监人员资质报审表

             029

              质检人员资质报审表

             030

              大型机械资质报审表

             031

              主要施工计量器具、检测仪表检验统计表

             032

              试验室资质报审表

             033

              分包商资质报审表

             034

              施工进度计划报审表

    035

      施工总平面变更申请单

    036

      单位(分部)工程竣工验收申请表

    037

      土建交付安装中间验收交接表

    038

      安装交付调试中间验收交接表

    039

      工程月付款申报表

    040

      索赔报审表

    041

      工程量签证表

    042

      工程竣工结算书

    043

      放行申请表

     044

      工程质量事故报告单

    045

      工程竣工验收申请表

    046

      质量事故处理方案报审表

    047

      质量事故处理结果报验单

    048

      调试方案报审表

    049

      分部试运后签证验收卡

    050

      机组启动验收交接书

    051

      机组移交生产交接书

    052

      工程竣工验收证书

    053

      施工用电申请表

    054

      施工用水申请表

    055

      停、送电申请表

    056

      停、送水申请表

    (今后如果需要增加新的文件类型,将按此规律续编其代字。)

    ○○○○:同类文件的流水号,由四位阿拉伯数字组成,从“0001”开始。

    4.2.3 文件编号举例:

    例一:编号:HNRJ-3001-007-0003

          意义:河南二建公司,3号机组,土建专业001号单位工程(主厂房地下结构),第3份隐蔽工程质量报验单。

    例二:编号:HNRJ-0014-003-0001

          意义:河南二建公司,公共建筑,土建专业014号单位工程(烟囱),第1份单位(分部)工程施工组织设计/专业/重大施工方案报审表。

    例三:编号:HBRJ-4L07-006-0024

          意义:湖北二建公司,4号机组,锅炉专业07号单位工程(脱硫设备安装),第24份工程质量报验单。

    例四:编号:HBRJ-4K03-032-0004

          意义:湖北二建公司,4号机组,热控专业03号单位工程(汽轮发电机组热控安装),第4份特殊工种人员资质报审表。

    例五:编号:HNEJ-0Z00-035-0012

          意义:河南二建,其它工程事务,工程联系单,第12份。

    4.2.4 施工单位提出的各层次施工项目质量检验和评定文件所附带(作为附件)的验收记录表格上方,都应标注工程项目编号,该编号必须与本单位编制并且经过监理单位和管理公司审核批准的施工质量检验项目划分表中的项目编号一致。

    4.3 文件的传递

    4.3.1 各参建单位均应有专职资料员,传递文件是资料员的岗位职责之一,一个单位最好只有一个工程文件出入口。

    4.3.2 资料员在接收文件时,要检查文件的格式、标识和打印质量是否符合本规定的要求,不符合要求的可拒绝接收,

    4.3.3 各单位的资料员都应建立收、发文登记簿,收文单位的资料员应在发文单位的登记簿上签字,并且必须同时签注收文的日期和时间。

    4.3.4 发文单位发出文件的份数,除应考虑每个接收单位都需要留存至少一份之外,还应考虑在工程结束时需要归档、移交的份数。

    4.3.5 文件的接收单位如果需要文件的电子版,发文单位应当无条件予以提供。

    4.4 文件的处理

    4.4.1 收文单位应及时处理收到的工程文件,杜绝文件在内部传递时长时间滞留在个别人手中的现象。

    4.4.2在处理收到的工程文件时,所签署的意见要简单明了,要有实质性内容,不许涂抹或使用小刀刮改。

    4.4.3需要回复或审批的文件如果在规定的时限内没有反馈信息,发文单位有权按照自己的想法处理有关事务,如果因此造成损失,则应由延误文件处理时间的责任单位或责任人负全部责任。

    4.4.4 各单位的资料员,应每日检查发出文件的回复情况和收到文件的内部传递情况,对可能延误规定时限的文件,应及时催促、提醒有关单位或人员。因文件处理延误造成损失时,资料员应负有责任。

    4.5 文件的存储

    4.5.1 参建各单位都应当指定专人负责工程文件的保管,建立借阅制度,不要让工程文件长期掌握在个人手中。

    4.5.2 工程文件应当按科学的分类方法有序存放,要做到既可满足工程项目实施过程中查阅、求证的需要,又方便工程文件的组卷、归档和移交。

    4.5.3 各施工单位发出工程文件的电子版应当在指定的微机中建立与纸介质文件分类方法相对应的文件夹分类存放,要建立定期备份和活动存储器机外保存的制度。

    4.5.4 要采取有效的措施确保纸介质工程文件的安全保管,避免水、火、霉、蚀。

    4.5.5 发文底稿应妥善保管。

    4.6 文件的作废与更新

    4.6.1 文件需作废时,应以书面形式通知有关单位,资料员应在作废文件上加盖“作废”标识。作废的文件在工程竣工之前不得销毁或丢弃,应另行放置,防止误用。

    4.6.2 文件需要更新时,应在新文件中说明作废文件的名称及编号;作废的文件应按4.6.1条的规定予以处理。

    4.7 文件的归档

    4.7.1工程档案是工程竣工验收项目之一,为了使本工程结束时能够及时、顺利地通过竣工验收,并为工程评优创造条件,各参建单位应在工程建设实施的同时,同步进行工程档案的整编组卷工作。

    4.7.2 工程文件的组卷、编目应按照业主的有关要求完成。

    4.7.3项目监理部除负责自身工程文件的组卷、归档工作以外,还应督促、检查承包商的整编、组卷工作,并对各承包商准备移交的案卷进行审查,合格的案卷才能准许移交建设单位。

    4.7.4 在纸介质的工程项目文件完成组卷工作之后,应将所有形成案卷的文件制成电子文件。已有电子文本文件的可以直接使用,但是必须保证与纸介质文件内容完全一致。凡是有经办人、审批人签字的纸介质文件,必须使用扫描文件。电子文件全部制成之后,应刻录成光盘移交。

    5 相关文件

    DL/T 5210《电力建设施工质量验收及评价规程》的九个部分:

    ——土建工程(DL/T 5210.1-2005)

    ——锅炉机组(DL/T 5210.2-2009)

    ——汽轮发电机组(DL/T 5210.2-2009)

    ——热工仪表及控制装置(DL/T 5210.2-2009)

    ——管道及系统(DL/T 5210.2-2009)

    ——水处理及制氢设备和系统(DL/T 5210.2-2009)

    ——焊接工程(DL/T 5210.2-2009)

    ——加工配制(DL/T 5210.2-2009)

    ——电气装置安装工程质量检验及评定规程(DL/T 5161.1~5161.17—2002)

    6 文件的解释

    本规定由项目监理单位负责解释。